Архивы Документы — Страница 13 из 70 — О недвижке.ру

«Элар» оцифрует архивные документы в девяти регионах РФ В двух конкурсах Федерального архивного агентства на оцифровку архивных описей и документов региональных государственных архивов победила корпорация «Элар»

Москва
Сообщений: 6445
Регистрация: 7 фев. 2007
Рейтинг: 2638

В двух конкурсах на оцифровку архивных описей и документов региональных государственных архивов победила корпорация «Элар», говорится в ее пресс-релизе.

В результате победы в первом конкурсе корпорация переведёт в формат электронных баз данных описи государственных архивов Республики Коми, Республики Мордовия, Алтайского края, Псковской области и проиндексирует электронные образы фондов архива Ханты-Мансийского автономного округа — Югры.

По итогам второго конкурса «Элар» выполнит оцифровку документов государственных архивов Республики Северная Осетия — Алания, Воронежской и Нижегородской областей и Государственного исторического архива Чувашской Республики. В настоящее время работы по переводу описей и документов в электронный вид идут в девяти регионах России.

Санкт-Петербург, г.Пушкин
Сообщений: 1761
Регистрация: 18 окт. 2009
Рейтинг: 6686

Москва
Сообщений: 6445
Регистрация: 7 фев. 2007
Рейтинг: 2638

В рамках проекта были отсканированы ветхие экземпляры книг, содержащих данные о переписи населения (ревизские сказки) 18 века.
. 16.05.2013
На сегодняшний день ЭЛАР оцифровал уже 800 книг из 5500.
Только нигде не найду — откуда ревизии — РГАДА?
И где будут выложены и когда.

Здесь спросила об этом. Жду ответа.

г.Гатчина, Ленинградская область
Сообщений: 2581
Регистрация: 23 апр. 2008
Рейтинг: 1558

За Псковскую область — спасибо, хорошая новость.

Нисколько не умаляя заслуг «Элара» хочется спросить — только описи?

А хотя бы микропленки мормонские — можно? Или другие документы? Клировые ведомости, ревизские сказки?

Сколько примерно оцифровка будет длится?

А вообще, новость замечательная! Ура!

Москва
Сообщений: 6445
Регистрация: 7 фев. 2007
Рейтинг: 2638

Дата размещения извещения о проведении открытого конкурса и конкурсной документации на официальном сайте РФ «20» мая 2013 г.
Место и дата подведения итогов конкурса: г. Москва, ул. Ильинка, д. 12;
24 июня 2012 г.

Наименование Государственного заказчика: Федеральное архивное агентство.

Предмет государственного контракта:

Лот№1 Оцифровка особо ценных документов из фондов РГБУ «Центральный Государственный архив Республики Северная Осетия-Алания».

Перевод в электронный вид 55 000 страниц особо ценных документов. Определяющим критерием выполнения работ является количество отсканированных образов страниц документов.
Массив представляет собой 500 (пятьсот) ед. хранения особо ценных документов включающие указы, циркуляры, приказы, постановления, распоряжения, протоколы, переписку, справки, отчеты, дела по размежеванию земли, рапорты, планы строительства, административные, географические карты и др., сшитые в дела. В среднем 60 листов в деле. Состояние архивных книг ветхое. Формат книг до А3. Заполнение листов 2-стороннее. Перед сканированием, книги расшивке не подлежат. Сканирование проводится в черно-белом режиме (формат выходного файла – JPЕG). Индексация по обложке дел по полям для осуществления поиска по отсканированному материалу.

Лот№2 Оцифровка метрических книг до 1917 г. из фондов БУ «Государственного исторического архива Чувашской Республики» Министерства культуры Чувашии.

Лот№3 Выполнение работ по переводу документов казенного учреждения Воронежской области «Государственный архив Воронежской области» в электронный вид.

Лот№4 Выполнение работ по оцифровке документов и разработке справочно-поисковых средств к ним государственного казенного учреждения Московской области «Центральный государственный архив Московской области (Далее ГКУ МО ЦГАМО).

Лот№5 Выполнение работ по переводу документов ГКУ Центральный архив Нижегородской области в электронный вид.

Сроки выполнения работ: не позднее чем через 120 (сто двадцать) календарных дней с даты заключения государственного контракта.

Срок подписания контракта: Победитель конкурса обязан не ранее 10-го и не позднее 15-го дня с момента размещения на официальном сайте протокола оценки и сопоставления заявок на участие в конкурсе подписать переданный ему проект контракта и представить его Заказчику. Заказчик, в свою очередь, подписывает государственный контракт после получения не позднее 20-го дня со дня размещения на официальном сайте протокола оценки и сопоставления заявок на участие в конкурсе.

Восстанавливаем при утери документы на недвижимость

Восстановим из архива постановление о выделении земельных участков, договора дарения, купли-продажи, аренды, выписки из похозяйственной книги, ордера на квартиры, свидетельство права собственности, и документы на наследство.

Это могут быть технические и кадастровые паспорта, учетно-техническая и оценочная документация по тем или иным объектам капитального строительства, в том числе и регистрационные книги, реестры, копии документов, которые сформированы в инвентарные дела и другая документация образует архивные фонды, относящиеся к государственной части Архивного фонда РФ.

Чаще всего архивы, в которые входит техническая документация по объектам недвижимости, формируются Бюро Технической Инвентаризации. При этом в соответствующих московских архивах можно отыскать правоустанавливающие и правоутверждающие документы на здания, сооружения, отдельные помещения и объекты незавершенного строительства, расположенные на территории Москвы и Московской области.

По законодательству, ведомство получив запрос на выдачу архивного материала обрабатывает его в течение 30 дней и после отправляет полученный результат заказчику.

Срок конечно же большой, для современного человека и время обработки заявления зависит от состояния архивного материала, он может составлять и более 30 дней, в случае если время поиска и обработки документации затянется, организация Вас предупредить об этом. Ответ на запрос нужно ждать от 30 дней до двух месяцев , если служащие архива не смогли найти необходимую информацию, они Вас уведомят об этом.

Получение справки из архива за 1 час

«ПРАВОЗЕМ» предлагает быстрое получение сведений о недвижимости из архива — от 1 часа . Мы гарантирует Вам быстрое получение любого архивного материала и готовы представлять Ваши интересы в государственных архивах, но для работы наших специалистов, от вашего имени потребуется предоставить паспортные данные, точную информацию о документах, в которых вы нуждаетесь. «ПРАВОЗЕМ» гарантирует защиту конфиденциальной информации.

Что нужно для получения права на работу в архивах

Профессиональные специалисты быстро оформят запрос надлежащим образом, и получат разрешение на работу в архивах, правильно оформленный запрос гарантия быстро полученного результата.

В архивах можно получить следующие типы документации:

• справки, содержащие сведения об объектах капитального строительства и их отдельных частях и элементах;
• справки о датах проведения технического учета и технической инвентаризации объектов;
• справки о техническом состоянии того или иного объекта недвижимости на конкретную дату проведения инвентаризации;
• справки о проводимых перепланировках в объектах капитального строительства;
• справка и документация о регистрации объекта недвижимости;
• документация о наличии обременений и запретов на объекты недвижимости;
• справка об участии в приватизации жилых помещений;
• справка обо всех официально зарегистрированных собственниках объекта недвижимости;
• справка об инвентаризационной стоимости объектов и так далее.

Получение правоподтверждающих и правоустанавливающих документов

Все необходимые гражданам сведения об объектах недвижимости архивными организациями могут выдаваться не только в виде справок, но и в качестве копий правоподтверждающих и правоустанавливающих документов на жилые или нежилые здания и земельные участки на которых они находятся. При этом граждане имеют право ознакомиться с хранящимся в архивном фонде инвентарным делом и запросить изготовление копий всех необходимых документов.

На сегодняшний день в архивных фондах нашей страны хранятся миллионы самых различных документов, датируемых периодом с начала прошлого века и по наши дни, благодаря чему имея соответствующие знания о том, как и где, искать, вероятность отыскать интересующую информацию достаточно велика. Именно поэтому если гражданам Московской области требуется отыскать и получить ту или иную документацию из архивов, самым оптимальным вариантом будет обращение к специалистам «ПРАВОЗЕМ»

Так же необходимо учитывать тот факт, что оформление доверенности в иностранных странах имеет целый ряд особенностей, узнать о которых лучше напрямую у наших специалистов. Звоните.

Архивные документы

В любой организации, как правило, хранится большое количество документов, содержащих сведения о работниках. А значит, сотрудники, отвечающие за сохранность персональных данных, могут столкнуться с необходимостью передать эту информацию по запросам государственных органов, организаций и граждан. И наоборот, нередко появляется необходимость запросить информацию о своих сотрудниках в архиве или у другого работодателя. О том, как правильно запросить архивные документы или обработать запрос о выдаче таких документов, мы и поговорим.

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» гласит: государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставить пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством РФ.

Основная работа по использованию архивных документов по личному составу состоит в подготовке архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов по запросам граждан.

ЗАПРОС НА ПОЛУЧЕНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Заявителями на получение архивной информации могут быть и граждане, и юридические лица.

Запрос заявителя может быть сформулирован при личном обращении, по телефону, прислан по почте, в том числе по электронной. Обратите внимание: запросы, присланные по электронной почте и принятые по телефону, распечатываются на бумаге и исполняются таким же образом, как запросы, присланные по почте или сформулированные при личном обращении.

Какие требования закон предъявляет к содержанию запроса?

Чтобы запрос был принят к исполнению, в нем должна быть указана следующая информация:

• наименование юридического лица на бланке организации, для граждан — фамилия, имя, отчество;
• почтовый и (или) электронный адрес заявителя;
• тема, вопрос, событие, факт, сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации;
• личная подпись гражданина или подпись должностного лица.

В этом году несколько наших работников будут оформлять пенсию. Отдел кадров помогает им в сборе необходимых документов. После консультации в Пенсионном фонде РФ выяснилось, что нужно запросить несколько справок в городском архиве. Подскажите, в каких случаях оформленный нами запрос в архиве могут не принять??

Запрос на получение архивных документов не принимается к исполнению, если:

• не содержит наименования юридического лица, для гражданина – фамилии, имени, отчества; почтового и (или) электронного адреса заявителя;
• не поддается прочтению. Об этом сообщается заявителю, направившему обращение, если его наименование (фамилию) и почтовый адрес можно прочитать;
• ответ на запрос приведет к разглашению сведений, составляющих государственную, служебную, коммерческую или иную охраняемую федеральным законодательством тайну, на доступ к которым заявитель не имеет права;
• в нем содержится вопрос, на который заявителю ранее многократно давались письменные ответы по существу, и в присланном повторном запросе не приводятся новые доводы или обстоятельства.

Уполномоченное на это лицо вправе принять решение о прекращении переписки. В этом случае заявителя письменно оповещают о принятом решении и его причинах.

Информация о том, что запрос не принят к исполнению по названным выше причинам, должна быть направлена заявителю в течение семи дней со времени получения запроса.

Обратите внимание: если от гражданина или организации поступает запрос о предоставлении конфиденциальных сведений о другом физическом лице при отсутствии права на получение такой информации, в ответе на запрос сообщается, что запрашиваемая информация относится к информации ограниченного доступа и не может быть выдана, приводится ссылка на нормативный документ, обосновывающий отказ (Организация доступа пользователей к документам государственных и муниципальных архивов Российской Федерации и пользования ими, утв. Росархивом в 2009 г.).

Так, конфиденциальные персональные данные могут быть выданы третьему лицу только при наличии письменного разрешения субъекта персональных данных или, в случае его смерти, его наследников.

При исполнении запроса социально-правового характера соблюдаются сроки, установленные федеральным законодательством и нормативными документами (Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»; Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утв. приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19).

Так, исполнение запроса не должно превышать 30 дней с момента его регистрации. С разрешения руководства, курирующего исполнение запросов социально-правового характера, срок может быть при необходимости продлен с обязательным уведомлением об этом заявителя. В таком случае заявителю в письменном виде направляется «промежуточный отчет», в котором сообщается о продлении срока исполнения и объясняются причины.

Как исполняется запрос, если архивные документы не содержат запрашиваемую информацию?

Запрос, требующий информацию, не содержащуюся в документах организации, в течение семи дней с момента его регистрации направляется в другую организацию или архив, где хранятся необходимые сведения, с уведомлением об этом заявителя. В том случае, когда местонахождение запрашиваемой информации неизвестно, заявитель должен быть извещен об этом в письменной форме.

Вне очереди в ускоренном порядке исполняются запросы:

• поступившие из органов законодательной и исполнительной власти;
• граждан, удостоенных звания Герой Советского Союза, Герой России, Герой Социалистического труда, и лиц, приравненных к ним;
• граждан, достигших 80-летнего возраста;
• участников Великой Отечественной войны и региональных военных конфликтов;
• граждан, принимавших участие в ликвидации последствий Чернобыльской аварии;
• по медицинским показателям;
• в связи с утратой кормильца;
• для оформления инвалидности при досрочном выходе на пенсию.

ИСПОЛНЕНИЕ ЗАПРОСА

Работа по исполнению запроса включает несколько этапов.

Этап 1Консультирование

Этот этап предшествует составлению/отправлению запроса, может осуществляться при личном обращении заявителя, по телефону, по почте или по электронной почте руководителем кадровой службы, руководителем архива или уполномоченным должностным лицом.

Если документы организации не позволяют подготовить положительный ответ на запрос, заявителю во время консультации разъясняют, в какой государственный орган, организацию или архив ему следует обратиться. Для этого используется научно-справочный аппарат канцелярии, кадровой службы, архива: описи, картотеки, базы данных о составе и содержании документов организации, телефонный справочник архивных учреждений, организаций городов и районов данного региона.

Этап 2Регистрация запроса

Как правило, она проводится в кадровой службе, архиве или в структурном подразделении организации, занимающемся исполнением запросов. Такое многообразие объясняется статусом организации, ее организационной структурой, распределением обязанностей, штатом сотрудников и т. д.

Если заявитель обращается лично, сотрудник, регистрирующий запрос, проверяет документы, удостоверяющие личность, и выясняет цель его обращения.

На каждом поступившем запросе в правом нижнем углу первого листа ставится регистрационный штамп, в котором указываются регистрационный номер и дата поступления запроса. Если в ходе работы с запросом выясняется, что это повторный запрос, рядом указывается номер и дата первого запроса.

Состав регистрационного номера может включать несколько элементов в соответствии с принятой системой регистрации.

Элементами регистрационного номера могут быть: дата регистрации, делопроизводственный номер, первые буквы (или одна буква) фамилии заявителя, например: 02.02.2011/2-15/Пет.

Часто регистрационный номер запроса состоит из первой буквы фамилии лица, о котором запрашивается информация, и порядкового номера запроса.

Нумерация может вестись: в пределах каждой буквы, начиная с 1 января по 31 декабря каждого года в течение одного года; в порядке поступления запросов в течение одного года с 1 января по 31 декабря независимо от начальной буквы фамилии.

В 90-е годы на нашем заводе проходили крупные сокращения. В этом году мы получили уже несколько запросов о предоставлении информации об условиях труда уволенных тогда работников. Нужно ли эти запросы регистрировать, и если да, то какие сведения следует указать в регистрационной форме?

В регистрационных документах должен фиксироваться весь комплекс работ с запросом: от консультирования заявителя до выдачи ему лично или отправки по почте информационного документа (приложение 1).

В регистрационных документах указываются:

• порядковый номер записи;
• дата, итог предварительной консультации (если она проводилась);
• дата поступления запроса;
• регистрационный номер запроса;
• название организации (полное и официальное сокращенное) или фамилия, имя, отчество (без сокращений) лица, от которого поступил запрос, адрес;
• фамилия, имя, отчество (без сокращений) работника, на которого поступил запрос. Если он изменял фамилию, то в регистрационном документе сначала по паспортным данным указывается фамилия, которую работник носит в настоящее время, а затем в скобках указывается та фамилия, под которой работал сотрудник, указанный в запросе. Если гражданин, на которого поступил запрос, и гражданин, от которого поступил запрос, один и тот же, то в обеих графах регистрационного документа указывается одна и та же фамилия;
• наличие документов, подтверждающих право на получение конфиденциальной информации у заявителя;
• почтовый адрес и телефон заявителя;
• краткое содержание запроса и хронологические рамки запрашиваемой информации;
• фамилия, имя, отчество исполнителя;
• данные об исполнении запроса: результат (положительный, отрицательный, адрес пересылки запроса (название организации, куда и когда переслали запрос) и вид подготовленного информационного документа (архивная справка, архивная копия и т.д.);
• дата выдачи ответа или отправления его по почте;
• примечание, где указывается любая другая информация, связанная с поступлением и исполнением запроса (например, отметка о способе поступления запроса (личный прием, почта, факс, электронная почта), отметка о постановке на контроль, срочности, условиях выдачи конфиденциальной информации, продлении срока исполнения запроса и его причинах, количество сделанных по просьбе заявителя ксерокопий, жалобе заявителя и др.).

Cовет Фиксируйте информацию о работе с запросами в электронном журнале. Возможности журнала на бумажной основе ограничены форматом

Документы, учитывающие работу с запросами, могут иметь электронную форму или вестись на бумажной основе. При этом электронный журнал регистрации должен регулярно распечатываться на бумаге. Периодичность распечатывания сведений о поступающих запросах и их исполнении зависит от количества поступающих запросов и определяется руководством кадровой службы, архива, соответствующего структурного подразделения.

Некоторые запросы при регистрации необходимо ставить на особый контроль, например запросы, пересланные или поступившие от органов государственной власти и судов. Если нужен такой контроль, в правом верхнем углу первого листа запроса делается отметка «Контроль».

Этап 3Передача запроса

Зарегистрированные запросы в день их регистрации передаются руководителю кадровой службы, архива или соответствующего структурного подразделения для направления конкретному исполнителю. Если исполнение запроса требует дополнительных сведений, определяется набор необходимой для уточнения информации и возможные пути ее поиска и сообщается об этом заявителю по телефону или в письме, написанном на бланке организации и подписанном уполномоченным должностным лицом.

Если приходит непрофильный письменный запрос, в том числе и по электронной почте, он пересылается с сопроводительным письмом в профильную организацию (государственный орган, организацию, архив), если она известна. Заявителю письменно сообщается об этом.

В прошлом году наша компания была разделена на две. В наш отдел кадров из суда поступил запрос о периоде работы одного сотрудника, который после реорганизации продолжил работу в другой организации. Получается, что мы в настоящее время располагаем не всей необходимой информацией о его работе. Как нам следует поступить с запросом?

Со своей стороны вы должны предоставить по этому запросу всю информацию, которой располагаете. Далее, в этой и подобной ситуациях, когда исполнение запроса относится к компетенции нескольких организаций, необходимо направить копию запроса с сопроводительным письмом в соответствующую организацию для исполнения. В сопроводительном письме указывается, куда следует направить подготовленный ответ.

Этап 4Исполнение запроса

Исполнение запроса начинается с проверки его на повторяемость, т. е. проверяется, не поступал ли такой же запрос и от того же автора ранее.

Порядок просмотра дел для подготовки ответа определяет, как правило, непосредственный исполнитель, просматривая описи. Просмотр описей следует начать на год раньше периода, указанного в запросе, так как в описи могут быть записаны дела, сформированные за два года.

ИТОГ РАБОТЫ С ЗАПРОСОМ

Итогом работы с запросом являются следующие информационные документы:

• архивная справка;
• архивная выписка;
• архивная копия;
• информационное письмо. Ответ на запрос пользователя дается на государственном языке Российской Федерации.

Архивная справка

Текст в архивной справке излагается в хронологической последовательности событий (а не документов) с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов. Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах.

Обратите внимание! Архивная справка составляется на основании документов (подлинников, заверенных копий), хранящихся в кадровой службе, архиве организации

В архивной справке данные воспроизводятся так, как они изложены в документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках. Например: «

Где и как найти документы если предприятие пропало

Стандартная ситуация в нашей стране. Человек работал, поменял место работы, а затем при выходе на пенсию или необходимости потвердить что это правда начинаются проблемы. Как и почему так происходит? главная причина документы не сданы в архив.

В идеале Сдаче подлежат и учетные документы и управленческие, кадровые и бухгалтерские – их перечень регулируется законодательством, в частности, основными правилами работы архивов организаций и Федеральным Законом «Об архивном деле в Российской Федерации».

Соблюдение процедуры сдачи документов

Хотя процедура сдачи документов в архив законодательно прописана недвусмысленно, в подавляющем большинстве случаев руководство ликвидируемых предприятий и руководители отделов не придают соблюдению процедуры большого значения. Как следствие, найти документы исчезнувшей организации оказывается очень сложно.

С чего следует начинать поиск документов

Независимо от того, что вы ищете (документы, подтверждающие факт работы на предприятии, договор или иные бумаги) поиск следует начинать с уточнения юридического адреса организации, а также полного названия (частенько название, используемое «в обиходе» весьма отличается от того, что записано в уставных документах). Адрес и полное название позволят определить, в какой муниципальный архив должны были быть переданы документы компании.

Определить тип архива, в который переданы документы

Далеко не всегда документы ликвидированной организации попадают именно в муниципальный архив – они могут быть направлены и в архив ведомственный, и в федеральный. Но в любом случае отправная точка – информация об организации: она позволит точно определить тип архива, в который переданы документы.

Если документов в архиве нет

Если в архиве нет документов, принадлежавших ликвидированной организации, то скорее всего:

• документы переданы в вышестоящую организацию (например, при ликвидации филиала или обособленного подразделения бумаги, составляющие их архив, передаются в головную организацию);
• документы переданы в федеральный архив;
• передача документов не была осуществлена.

Документы на временном хранении

Очень часто в поисках того или иного документа физические и юридические лица сталкиваются именно с последним вариантом – документы не были переданы в архив, а находятся на временном хранении.

Возможные места временного хранения:

• в организации, оказывающей архивные услуги (в том числе – услуги хранения);
• на площадках, предоставленных муниципальным архивом, носящих временный характер (это касается только документов временного хранения);
• на территории самой ликвидируемой организации (процесс ликвидации не может быть завершен, если передача в муниципальный, ведомственный или федеральный архив документов бессрочного хранения, а также бумаг, относящихся к массиву документов по личному составу).

Обратиться к ликвидационной комиссии

Если документов в архивах не оказалось, то имеет смысл обратиться к ликвидационной комиссии или конкурсному управляющему – поскольку именно она решает все вопросы с передачей документов в тот или иной архив.

Как не потерять документы при ликвидации организации

Очень часто руководство ликвидируемой организации не уделяет должного внимания обеспечению передачи в архивы бумаг организации: документы уничтожаются не только без проведения экспертизы ценности или составления описи, но и без составления акта об уничтожении. Руководителей организаций можно понять – ликвидация (а возможно и банкротство) ставит перед ними массу задач, на фоне которых важность сохранения архива отходит на второй план.

Заключение договора на архивные услуги с архивной компанией

Лучшим выходом в такой ситуации может стать только заключение договора на архивные услуги (хранение, проведение экспертизы ценности и подготовку к передаче в муниципальный, федеральный или ведомственный архив) со специализированной организацией.

Архив документов

Хранение документов в архиве

В архивах организаций документы хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы. Федеральным законодательством определены предельные сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации:

• документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов — 75 лет;
• проектной документации по капитальному строительству — 20 лет;
• технологической и конструкторской документации — 20 лет;
• патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец — 20 лет:
• научной документации — 15 лет;
• кино- и фотодокументов — 5 лет;
• видео- и фотодокументов — 3 года.

В случае ликвидации организации, документы постоянного срока хранения и поличному составу передаются в государственный (муниципальный) архив. Для негосударственных организаций, часть документов которых отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, для такой передачи необходимо заключение договора с учреждением системы Федеральной архивной службы России. Если организация своевременно не заключила договор с архивом, то в этом случае государственный (муниципальный) архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников организации. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

Подготовка документов к передаче в архив

В каждой организации в течение года образуется определенное количество дел. Часть из них после установленного срока хранения надо сдавать в архив. Это дела с исполненными документами постоянного» временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Сдаются дела в архив через год после завершения их в делопроизводстве. Подготовка документов к передаче в архив проводится работниками службы ДОУ и секретарями структурных подразделений. Дела сдают в архив после того, как они полностью оформлены.

Оформление дел состоит из следующих операций:

• проверка правильности группировки документов в дела;
• брошюровка (подшивка);
• нумерация листов;
• составление заверителыюй надписи (листа-заверителя);
• составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
• внесение уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса, крайних дат дела, заголовка дела);
• составление и оформление описи дела.

Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению, при этом допускается:

• не проводить систематизацию документов в деле;
• не нумеровать листы дела;
• не составлять заверительные надписи;
• не прошивать (не брошюровать).

Проверка правильности группировки документов в дела проводится для того, чтобы еще раз проверить соответствие документов в деле заголовку по номенклатуре, расположение документов внутри дела по определенным принципам: по рассматриваемым вопросам; по хронологии; по географическому признаку; по алфавиту корреспондентов и т.д.

Рис. 6.2. Форма листа-заверителя дел

При полном оформлении необходимо подшить или переплести дело. Предварительно из дела удаляются все металлические предметы: скрепки, булавки и т.п. Документы снимаются со скоросшивателя. Вслед за последним документом в дело вкладывается лист для заверителыюй записи» в начале дела, при необходимости, вкладывается лист или листы для внутренней описи (если есть, то отпечатанные бланки внутренней описи). Дело не должно превышать 250 листов. Если в течение года документов в деле отложилось больше, то их надо разделить на несколько томов.

Все документы подшиваются или переплетаются в твердую обложку. Поскольку в деле откладываются документы разного формата, то подшивать их нужно на 4 прокола. Это обеспечит надежное скрепление всех документов.

Рис. 6.3. Форма внутренней описи документов дела

В делах длительных сроков хранения можно прошивать дело насквозь, включая как верхнюю, так и нижнюю часть обложки. Дела постоянного срока хранения подшиваются, начиная с листа, идущего вслед за обложкой. Верхняя же часть обложки не подшивается. На первый лист накладывается тонкая, шириной до 1 см картонная прокладка, и через нее прошивается дело. Поскольку предполагается такое дело хранить вечно, то такая подшивка предохраняет нитки от истирания и придает более эстетичный вид делу.

При подшивке надо следить, чтобы весь текст документов мог быть прочитан. Документы со сроком хранения менее 10 лет могут не подшиваться, а оставаться в скоросшивателе.

Все листы в делах постоянного и временного хранения для обеспечения сохранности документов и удобства использования нумеруются. Нумеруют листы черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу только с лицевой стороны листа, не задевая текста документа. Использование чернил и цветных карандашей запрещается. Лист большего формата, чем А4, подшивается за один край, разворачивается и нумеруется как один лист. Сложенный и подшитый за середину лист нумеруется как два листа. Иллюстрированные материалы, фотографии нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями нумеруются самостоятельно. Вложение в конверт нумеруется очередным номером за конвертом. При создании нескольких томов одного дела каждое из них нумеруется самостоятельно.

Рис. 6.4. Форма обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Итоги нумерации фиксируют в доверительной записи на вшитом специально для нее последнем листе дела. Б ней указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов документов и отдельно через знак «+» число листов внутренней описи, литерные и пропущенные номера.

Заверительная запись подписывается лицом, ее составившим, с указанием должности, личной подписи, фамилии и даты составления. Составлять заверительиую надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.

Форма листа-заверителя дела установлена Основными правилами работы архивов организаций.

В случае, когда дело содержит особо ценные документы — в личных делах, делах о присуждении ученых степеней и присвоении

ученых званий, о выдаче авторских свидетельств и патентов, судебных и следственных делах и ряде других случаев составляются внутренние описи на документы дела.

Внутренняя опись подшивается перед документами дела и содержит сведения о каждом из них. В итоговой записи внутренней описи указывается количество включенных в нее документов и количество листов самой описи.

При использовании автоматизированных систем регистрации документов внутренняя опись может создаваться и распечатываться автоматически на основе сведений, введенных в регистрационные карточки документов, помещенных в дело. После того, как документы подшиты, пронумерованы, составлена заверительная надпись и внутренняя опись документов дела, проводится дополнительное оформление обложки дел.

• наименование учреждения (организации) и его подчиненность;
• наименование структурного подразделения;
• делопроизводственный индекс дела;
• заголовок дела;
• срок хранения дела.

При подготовке дела к сдаче в архив эти реквизиты уточняются и дополняются. Например, на обложке проставляют:

• номер тома, если дело имеет несколько томов;
• крайние даты дела;
• количество листов в деле;
• номера фонда, описи и дела по описи.

Последний реквизит проставляется в архиве.

Рис. 6.5. Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения

Очень важно при оформлении обложки соблюдать определенные требования. Так, наименование организации пишется в именительном падеже. Если наименование менялось в течение года, то па обложке приводятся оба названия, причем прежнее название берется в скобки, а новое пишется под ним.

Заголовок дела переносится на обложку в начале года из номенклатуры дел. Но после анализа содержания документов может потребоваться внесение некоторых уточнений в заголовок. При возникновении такой необходимости следует внести дополнение в номенклатуру дел и на обложку выносить заголовок и индекс в соответствии с этим дополнением. Сначала в заголовке должен быть указан вид дела (дело, переписка, документы и т.д.) или вид документов (протоколы, приказы, отчеты, акты). Затем указывается автор или корреспондент (если это переписка) и далее вопрос, отражающий содержание документов. Возможно формирование в одном деле документов нескольких авторов или корреспондентов, если они относятся к одному вопросу. Подлинность документов в заголовках не указывается, но наличие копийных документов оговаривается. На обложке дела в обязательном порядке указываются даты самых ранних и поздних документов и срок хранения дела. На делах с документами постоянного хранения указывается «хранить постоянно», на других — конкретный срок хранения в соответствии с перечнем.

При указании количества листов листы внутренней описи и заверительной записи не учитываются.

На все дела постоянного и долговременного сроков хранения составляется опись. Опись — это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации. Опись служит основным учетным справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Составляются описи отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. В отдельных случаях в зависимости от специфики организации описи могут составляться на определенные категории дел (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).

Дела располагаются в описи по степени значимости. Например, последовательность может быть такой: устав предприятия, протоколы общих собраний акционеров, протоколы заседаний совета директоров, приказы директора по основной деятельности, годовые планы и т.д. Описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы делопроизводства.

Рис. 6.6. Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения

Опись состоит из годовых разделов. Годовые разделы составляются по установленной форме. Сведения по каждому делу, включенному в опись, называются описательной статьей. В нее входят:

• порядковый номер дела (тома) по описи;
• индекс дела (тома);
• заголовок дела (тома);
• даты дела (тома);
• число листов в деле (томе);
• срок хранения (для дел, хранящихся свыше 10 лет);
• примечание.

Каждое дело в описи имеет самостоятельный порядковый номер.

Если дело состоит из нескольких томов, каждый том имеет свой номер. Располагает дела в описи по порядку архив организации. Он же присваивает номера описи структурного подразделения.

При передаче в архив дел за несколько лет их необходимо систематизировать. Обычный порядок систематизации дел в организации — хронологически-структурный. Это означает, что, во-первых, дела систематизируют по годам. Во-вторых, дела систематизируют по названиям структурных подразделений, в которых они хранятся. Все дела постоянного срока хранения за год располагаются по степени важности. Обычно это соответствует порядку расположения структурных подразделений и заголовков дел в номенклатуре дел.

Рис. 6.7. Форма итоговой записи и заверительной подписи

Таким образом, получается стройный перечень всех дел одного срока хранения за один год. Для удобства поиска наименования структурного подразделения могут быть указаны в описи перед первым делом соответствующего структурного подразделения.

В организациях, где количество дел, образующихся в год, невелико, нецелесообразно каждый год составлять новую опись. Возможна подготовка одной описи, включающей дела за несколько лет.

Рис. 6.8. Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу

Рис. 6.9. Форма описи электронных документов постоянного срока хранения

В таких организациях ежегодно составляется годовой раздел описи с продолжающейся нумерацией дел. Каждый из годовых разделов описи начинается с указания соответствующего года, и далее дела располагаются в соответствии с принятой структурой.

Каждая опись имеет свой номер. Обычно опись на дела постоянного хранения имеет 1, на дела со сроком хранения более 10 лет- N& 2, на дела по личному составу — № 3 с добавлением буквенного индекса «л/с».

Заканчивается опись итоговой записью. В ней указывается цифрами и прописью количество включенных в опись дел, первый и последний номера дела по описи, оговариваются особенности нумерации (литерные и пропущенные номера). Опись должна быть подписана составителем с указанием его должности и расшифровки фамилии. Проставляется дата составления описи.

Кроме описей на дела постоянного срока хранения, дела временного (свыше 10 лет) срока хранения кадровые службы организаций ежегодно должны составлять описи на дела по личному составу. Документы по личному составу имеют особое социальное значение — они являются основанием для подтверждения трудового стажа, занимаемой должности, продолжительности работы в данной организации и других фактов трудовых отношений. В целях предотвращения утери этих документов большая часть документов по личному составу уволенных работников сдается в архив и хранится 75 лет.

В связи с развитием компьютерных технологий, увеличением объема документов на электронных носителях у организаций возникает необходимость в хранении аудиовизуальной и электронной документации. В архиве организации в зависимости от состава и объема ЭД составляются описи электронных документов постоянного срока хранения. Электронные документы включаются в самостоятельные описи.

Количество экземпляров описи определяется сроком хранения дел. Опись на дела постоянного хранения составляется в четырех экземплярах. Один экземпляр остается в соответствующем структурном подразделении, второй экземпляр описи передается в службу ДОУ, третий в архив организации. Четвертый экземпляр направляется в соответствующий государственный или муниципальный архив.

Организации, не сдающие документы в государственные архивы, составляют опись на дела постоянного хранения, на дела со сроком хранения 10 и более лет и по личному составу в трех экземплярах.

На дела временного срока хранения описи не составляются» их заменяет номенклатура дел, где напротив каждого заголовка проставляется отметка о сроке хранения.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел (структурного подразделения), количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив организации, в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи дел структурного подразделения против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.

Статья написана по материалам сайтов: forum.vgd.ru, pravozem.ru, hr-portal.ru, mosarchiv.ru, www.grandars.ru.

»