+7 (499) 938-69-47  Москва

+7 (812) 467-45-73  Санкт-Петербург

8 (800) 511-49-68  Остальные регионы

Бесплатная консультация с юристом!

Архивы Документы — Страница 8 из 70 — О недвижке.ру

Наконец-то представилась возможность, не выходя из дома, проследить линию предков Фёдора Михайловича Смирнова. В открытом доступе не так давно появились материалы из фондов Государственного архива Ярославской области. Работа по оцифровке документов и их систематизации проделана громаднейшая. Людям, которые осуществили этот проект — мой низкий поклон.

Помимо оцифрованных документов, есть рубрикатор, путеводитель, система поиска. Сплошной просмотр дел, а среди них есть и те, в в которых больше 1000 листов, не требуется — в тематической карточке можно найти номера страниц, относящихся к нужному населённому пункту. В общем — грандиозный подарок исследователям.

Присутствует в этом меду и своя ложка дёгтя — куда-ж без неё? Этой ложкой является сама система «Элар-Архив». Зарегистрироваться в ней можно через портал Госуслуги. Там же указан и срок исполнения запроса — 3-4 рабочих дня. Лично мне пришлось ждать месяц. Причем, непонятно было куда обращаться, чтобы узнать почему запрос не исполняется. Через месяц, когда я уж и ждать перестал, пришло письмо с извинениями и данными для входа.

Доступ к просмотру дел платный. Тех, кто работал, например, с оцифрованными архивами С-Петербурга и привык быстро оплачивать доступ карточкой, ждёт неприятный сюрприз: оплатить можно только банковским переводом. Не зная об этом, я решил посвятить просмотру дел выходные и засел за компьютер вечером в пятницу. Естественно, пришлось эти планы оставить и ждать аж до вторника, пока не дошли деньги.

Сама процедура получения доступа к просмотру конкретного дела довольно долгая. Для меня она выглядит так: сначала задаю поиск по нужному селу, потом нажимаю на очередную строку в результатах поиска — открывается карточка. В ней я смотрю номер фонда, описи, дела, и номера листов. После этого открываю список фондов и выбираю нужный, поскольку поиск по номеру дела результатов не даёт. Далее выбираю нужную опись, нахожу в ней то самое дело. Список дел, порой, разбит на десятки страниц. Прежде чем попадёшь туда куда надо, приходится несколько раз ткнуть наугад. Только в конце этого умопомрачительного пути можно узнать есть ли у дела электронная копия. Если есть — хорошо, можно нажать на пиктограмму заказа. Если нет, возвращаюсь к результатам поиска и со следующей строчки — тем же путём. Переходы между страницами иногда занимают несколько секунд, а иногда и целую минуту. Порой, приходится выходить из системы и входить заново, потом начинать всё сначала. Хотя, справедливости ради, надо отметить, что без карточек с указанием страниц в деле, относящихся к конкретному селу, временные затраты на поиск нужной информации по исповедным росписям и метрическим книгам выросли бы в разы.

Штатной возможности сохранить изображения — нет. Просмотр миниатюр отсутствует. Иногда окошко самопроизвольно закрывается при переходе на очередной лист. Поэтому нелишним будет обращать внимание на номер текущего изображения, чтобы потом было легче вернуться к дальнейшему просмотру.

Однако, я довольно быстро приноровился. Ведь главное — возможность удалённо работать с архивными документами. Мне очень повезло: за неделю, сидя вечерами, я добавил к ветке Смирновых ещё 5 поколений. Граница известных мне дат рождения отодвинулась на 140 лет вглубь: с 1848 года до начала 18 века. В основном, это удалось сделать за счёт исповедных росписей, которых осталось достаточно много. Нужные ревизские сказки пока не оцифрованы, а сохранность метрических книг по интересующему меня селу — практически никакая: пара-тройка за 19 век, и десятка два за 18. Причём, информацию в метрики 18 века вносили в существенно меньшем объёме, чем во второй половине 19. Но это предмет отдельной статьи.

А теперь немного о том, что мне удалось обнаружить. По делам из рижского архива было известно, что Фёдор Михайлович был приписан к деревне Подберезье Улейминской волости Угличского уезда Ярославской губернии. Учитывая сообщение «Рижского Вестника» о том, что Федор приехал в Ригу 13-летним подростком, можно было предположить, что деревня Подберезье и есть место его рождения.

Сначала надо было выяснить из какого прихода эта деревня. Информацию об этом я обнаружил в Списке приходов по Угличскому уезду за 1878 год: Подберезье относилось к приходу Архангельской церкви села Станов. Дальше всё было просто: поиск по слову «Станы», выбор нужной строки в выдаче, открытие карточки и далее по списку. Выяснилось, что предки Фёдора Михайловича, по крайней мере, с 1730-х годов жили в той самой деревне. Сначала они были монастырскими крестьянами, ведь село Станы с деревнями ещё с 16 века являлось вотчиной Угличского Покровского монастыря. Но потом, во второй половине 1760-х годов, село было передано в ведомство Государственной коллегии экономии, а жители его и окрестных деревень стали государственными крестьянами.

Отца Фёдора Михайловича Смирнова звали Михаил Захарович и последний раз его имя встречается в исповедной росписи 1859 года. В начале 1860-х он умер, оставив жену, сестру и 6 детей. Так получилось, что после его смерти самым старшим из мужчин в этой семье оказался как раз 13-летний Фёдор. Он-то и уехал на заработки, чтобы прокормить семью. Сам Михаил Захарович тоже довольно рано потерял отца, но это уже другая история.

  • На фотографии в начале статьи: Фрагмент первого листа исповедной росписи села Станов за 1802 год. ГАЯО, Фонд 230, опись 1, дело 1015, лист 475

Как сделать запрос в архив?

Что делают люди, когда возникает необходимость восстановить утраченные сведения различного характера или просто узнать социально-значимую информацию (это могут быть данные о родственниках, получение копий утерянных документов, восстановление сведений о работе, награждениях, местонахождении людей или учреждений и прочая справочная информация)? Конечно, обращаются в архив. Правда, чтобы это сделать, важно знать, какой именно архив вам нужен, и как сделать запрос в архив. Именно об этом мы и поговорим в этой статье.

Это интересно:  Какие документы при покупке гаража нужны: гаражное помещение в собственность и что нужно для его регистрации?

Немного об архивах
Начнем с того, что архив является государственным (реже — частным) учреждением, в котором в определенных условиях, гарантирующих максимальную безопасность, хранятся официальные документы. При этом архив занимается не только ответственным хранением, но и предоставляет имеющуюся информацию, как органам государственной власти, так и гражданам.

Архивное дело появилось в незапамятные времена. Об этом свидетельствуют исторические находки, подтверждающие, что у всех цивилизаций, достигших определенного уровня развития, были государственные архивы. До наших дней дошли документы из архивов Вавилона, Египта, Ассирийского царства, Древнего Рима (там был не только архив сената и консулов, но и архив жрецов, а также отдельные архивы известных семей), Византии, Древней Греции, а также из архивов средневековой Европы. Надо сказать, что уже много тысяч лет назад архивы подразделялись по территориальному признаку: на центральные архивы и хранилища и те, которые были в провинциях. В Европе же были сначала архивы сюзеренов и вассалов, а потом – городские и церковные архивы.

Современные архивы
В наши дни архивы фондируются по региональному и ведомственному принципу. Это значит, что хранящаяся в них документация, которую сдают организации, и информация относится к конкретной территории (области, городу, району) или ведомству, например, Министерству Обороны (у которого также есть центральный и региональные архивы).

Все архивы делятся на:

  • федеральные, правительственные, государственные, текущие, исторические;
  • муниципальные и городские;
  • общественные, частные, общинные.

Сделать запрос в архив по поводу получения той или иной информации могут как частные лица, так и организации, а также органы власти (такие запросы, как правило, имеют служебный характер) и лица, проживающие за границей (такие запросы называются консульскими).

Кроме того, в архивы не всегда обращаются за сведениями, касающимися определенного физического лица, довольно часто запрашивают также исторические документы. Это делают те, кто нуждается в них по роду деятельности, например, сценаристы, писатели, ученые. Архивные документы часто используются при написании диссертаций или научных трудов. В случае, когда документы нужны для написания научной работы, кроме паспорта и заявления на их предоставление потребуется также документ из той организации, где учится или работает заявитель, подтверждающий его статус и тематику работы.

Куда именно нужно обращаться?
Часто, собираясь запросить какие-то документы или информацию из архива, люди не знают, куда именно им нужно обратиться. Тут все зависит от того, что конкретно вас интересует. Например, получить общегражданские сведения (дату, место рождения, смерти, заключения брака) можно в архиве районного ЗАГСа. Но тут нужно учитывать, что в районном архиве документы хранятся максимум семьдесят пять лет, так что если вас интересуют более ранние сведения, придется обратиться уже в областной архив ЗАГС, куда передаются все документы из районов. Если же речь идет о восстановлении записей в трудовой книжке, то нужно обращаться в ведомственные архивы, например, Российский Государственный военный архив (если речь идет о военнослужащих или гражданском персонале) или территориальные архивы в тех населенных пунктах или областях, где расположено предприятие, на котором работал человек. Для получения информации о моряках следует обращаться в Центральный военно-морской архив. Если же вы разыскиваете сведения о ком-то, но не знаете, с чего начать поиск информации, то лучше обратиться в районный или городской архив по месту предполагаемого пребывания или работы этого человека.

Можно также воспользоваться онлайн путеводителем по отечественным архивам — guides.rusarchives.ru. Там можно осуществлять поиск по 49 региональным архивам и 31 федеральному. Можно также зайти на официальный сайт Росархива.

Архивные запросы: классификация и сроки исполнения
Что касается архивных запросов, то все они делятся на:

  • тематические – это запросы о сведениях, которые касаются определенного события, факта или темы; сделав такой запрос, можно установить сведения, уточняющие факты биографии конкретного человека;
  • генеалогические – такие запросы подразумевают получение информации, которая позволит установить родство или уточнить историю отдельной семьи или рода;
  • социально-правовые – такие запросы, как правило, связаны с получением информации, которая нужна для соблюдения законных прав и интересов лиц или организаций; к социально-правовым относятся служебные запросы от органов власти, консульские запросы, а также запросы от юридических и физических лиц (последние могут касаться состояния здоровья, размера заработной платы, трудового стажа, службы в армии, получения образования, применения репрессий, награждений, актов гражданского состояния и прочего).

Архивные запросы исполняются в соответствии с установленным порядком, который четко прописан в Федеральном законе №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Это значит, что с момента поступления и регистрации запроса до получения ответа может пройти тридцать дней. Этот срок может быть увеличен по решению руководства архива, но не более чем еще на тридцать дней. При этом сотрудники архива, куда поступил запрос, обязаны уведомить заявителя о продлении срока исполнения запроса.

Но бывают ситуации, когда люди, не разобравшись, подают запрос не по адресу. В этом случае он будет признан непрофильным и отправлен по принадлежности в другой архив в течение пяти дней с момента поступления. При этом работники архива должны уведомить заявителя о пересылке запроса и указать адрес другого архива.

Составляем запрос
Чтобы сделать запрос в архив, нужно составить заявление в свободной форме, так как жестких требований по этому поводу не существует (хотя некоторые учреждения предлагают заявителям свой бланк). Но есть ряд моментов, которые обязательно должны быть отражены в документе. Так, в «шапке» (она пишется в правом верхнем углу листа) указываем:

  • кому направляется запрос (можно указать наименование организации и ФИО ее руководителя);
  • ФИО и адрес заявителя;
  • контактный телефон заявителя;
  • исходящий номер, реквизиты учреждения, юридический адрес (эти данные указываются, если запрос подает юридическое лицо).

Далее следует наименование документа: «Заявление», но можно написать и так: «О получении архивной справки». После наименования следует указать:

  • о чем запрос (тут важно четко, конкретно и понятно изложить суть вопроса, а также указать временные и территориальные рамки, которые очень важны, например, при поиске родственников);
  • причину, по которой запрашивается информация;
  • адрес, по которому следует выслать ответ на запрос (это может быть и электронная почта);
  • дату составления запроса;
  • подпись физического лица, ответственного исполнителя или директора учреждения (если запрос подает организация).
Это интересно:  Как подготовить документы, чтобы несовершеннолетний ребенок остался со мной

Как подать запрос?
Запрос в архив можно подать несколькими способами: лично (принести заявление и зарегистрировать его, предоставив свой паспорт), отправить по почте заказным письмом с уведомлением, через интернет (в последнем случае на адрес электронной почты придет уведомление из архива о поступлении запроса).

Что выдают архивы?
В ответ на запрос архив выдает либо архивную справку, в которой содержатся сведения, относящиеся к предмету запроса, либо архивную выписку с извлечением содержания архивного документа-оригинала, либо архивную копию запрашиваемого документа.

А если информации по запросу в архиве нет, то заявитель получит письмо, в котором будут изложены причины отсутствия документов и рекомендации по дальнейшим действиям.

Если вам нужно разыскать родственников, восстановить утерянное свидетельство о рождении или изучить исторические документы для написания диссертации, нужно просто сделать запрос в архив, грамотно составив заявление.

Письмо Федерального архивного агентства от 08.02.2016 № 7/279-А

Высшим исполнительным
органам государственной
власти субъектов
Российской Федерации

8 февраля 2016 г. № 7/279-А

В связи с внесением изменений в Федеральный закон от 24 июля 2007 г. № 221-ФЗ «О государственном кадастре недвижимости» (в редакции Федерального закона от 30 декабря 2015 г. № 452) и направлением в Ваш адрес письма Росреестра от 27 января 2016 г. № 02-исх/00885-КК/16 в Федеральное архивное агентство поступают многочисленные обращения по вопросам реализации положений пункта 2.2 статьи 45 названного закона в отношении уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела и государственных архивов субъектов Российской Федерации.

Федеральное архивное агентство считает необходимым высказать свою позицию по данному вопросу с учетом действующего архивного законодательства.

Документы, образовавшиеся в процессе деятельности организаций технической инвентаризации, поскольку находятся в делопроизводстве этих организаций вплоть до сноса здания или сооружения, не могут быть переданы на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы. Эти документы могут быть отнесены к составу Архивного фонда Российской Федерации лишь после сноса здания или сооружения и проведения в установленном порядке экспертизы их ценности в соответствии с частью 1 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Как правило, это касается только технических паспортов тех снесенных зданий и сооружений, которые были отнесены в установленном порядке к памятникам истории и культуры.

Что же касается порядка приема архивных документов на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы, то он определен пунктом 4.4.1 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19. Согласно этому порядку архивные документы передаются на постоянное хранение в упорядоченном состоянии по описям, утвержденным экспертно-проверочными комиссиями уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

При этом очевидно, что применить эту норму архивного законодательства к документации БТИ в силу специфики организации ее хранения и использования невозможно.

Безусловно, орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации вправе самостоятельно определять организации, которые будут осуществлять временное и постоянное хранение документов, образовавшихся в деятельности организаций по государственному учету и технической инвентаризации, а также орган, который будет устанавливать порядок их постоянного хранения и инвентаризации. Однако, как это вытекает из всего ранее сказанного, передача таких полномочий уполномоченному органу исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела и, соответственно, государственным архивам субъектов Российской Федерации вступит в противоречие с нормами действующего архивного законодательства.

В связи с этим при принятии решений о реализации положений пункта 2.2 статьи 45 Федерального закона «О государственном кадастре недвижимости» (в редакции Федерального закона от 30 декабря 2015 г. № 452) просим принять во внимание данную позицию Росархива.

Руководитель Федерального архивного агентства

Архивы Документы — Страница 8 из 70 — О недвижке.ру

5.1. При изготовлении копий техническими средствами, как архива, так и заказчика, их аутентичность подлинным документам удостоверяется архивом.

5.2. Машинописная архивная копия печатается на бланке государственного архива с обозначением названия «Архивная копия».

Текст документа передается в современной орфографии. Название документа, его номер и дата воспроизводятся полностью.

В подстрочных примечаниях к тексту машинописной архивной копии должны быть сделаны соответствующие оговорки о местах текста оригинала документа, неразборчиво написанных, исправленных автором, неподдающиеся прочтению. В случае необходимости, могут указываться внешние особенности оригинала: писчий материал, формат бумаги, наличие печатей, водяных знаков и др.

Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения, должны оговариваться в тексте «архивной копии» словами «так в документе», «так в тексте оригинала».

После текста «архивной копии» указываются поисковые данные документа (№ фонда, № описи, № ед. хр., №№ листов).

Архивная копия подписывается руководством архива и заведующим структурного подразделения (или читального зала), подготовившего архивную копию, и заверяется печатью архива.

5.3. На архивных копиях, изготовленных электрографическим способом (ксерокопиях), фотокопиях поисковые данные проставляются на обороте каждого листа (специальным штампом), заверительные надписи и печать – на обороте последнего листа документа. Там же делается отметка о том, что вышеуказанные архивные копии не могут быть размножены без разрешения государственного архива.

5.4. Копии документов выдаются пользователям или их доверенным лицам под расписку или пересылаются по указанным адресам за счет пользователя с сопроводительным письмом, подписанным руководством архива.

Оформление копий документов для вывоза за пределы Российской Федерации

Вывоз за пределы Российской Федерации и ввоз в Российскую Федерацию приобретенных и (или) полученных на законных основаниях копий архивных документов на носителях любого вида осуществляется без ограничений, за исключением вывоза копий архивных документов, доступ к которым ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Это интересно:  Порядок взыскания дополнительных расходов на детей: процедура и необходимые документы

По просьбе пользователей архив выдает им разрешение на провоз копий архивных документов за пределы Российской Федерации. При оформлении копий документов Архивного фонда Российской Федерации должны соблюдаться следующие требования:

– на каждой странице ксерокопии документа ставится отметка «копия», штамп государственного архива и поисковые данные подлинного документа – № фонда, № описи, № ед. хр., №№ листов, в том числе оборотные;

– при оформлении копий научно-технической документации в виде ксерокопий или копий на кальке штамп государственного архива ставится на оборотной стороне копии каждого листа чертежа и в месте углового штампа на каждом листе чертежа.

– при оформлении копий документов на пленочных носителях (микрофильм) на ракорде указывается «копия», название государственного архива, выдавшего копию, название и поисковые данные подлинного документа (номер фонда, описи, ед. хр.). Одновременно вводится особая кодировка копий. Между 7-м и 8-м кадрами с каждого конца и в середине пленки в месте впечатывания футажи ставится аббревиатура (сокращенное название архива – ЦГА СП). Непроявленные копии документов на пленочных носителях пользователям не выдаются.

– при оформлении копий документов в виде позитивных отпечатков на обороте каждой фотографии проставляется штамп госархива. При оформлении копий фотодокументов в виде дубль-негативов на межкадровом пространстве фотоспособом впечатывается аббревиатура госархива (ЦГА СП), выдавшего копию.

– на ксерокопиях рассекреченных документов в обязательном порядке ставится штамп «рассекречено», на соответствующих ракордах копий на пленочных носителях указывается: «все скопированные документы прошли рассекречивание в установленном порядке».

– архивом осуществляется опечатывание выданных копий, изготовленных фотоспособом, – в конвертах; пленочных носителях – в коробках, с помощью специальной изоляционной ленты. На опечатанных копиях проставляется штамп госархива с вышеназванными реквизитами так, чтобы он захватывал и часть изоляционной ленты. Кроме того, наклеивается бланк госархива с текстом о возможном вскрытии опечатанных копий органами таможенного контроля Российской Федерации в целях проверки соответствия кодировки.

Разрешение оформляется в виде справки «на право вывоза из Российской Федерации копий документов Архивного фонда Российской Федерации» на бланке госархива и включает следующие сведения: страна, фамилия, имя, отчество (полностью) пользователя, количество (прописью) копий (указать вид копий). Справка включает сведения: о рассекречивании документа, с которого изготовлена копия, включение его в учетные документы. Справка должна содержать заключение о том, что вывоз данных копий не нанесет ущерба государственным интересам России.

Справка заверяется подписью руководителя архива и гербовой печатью архива. (Приложение ).

К справке прилагается перечень вывозимых копий документов.

В перечне документов должны быть указаны номер и дата выданной справки, перечислены названия всех документов, с которых сняты копии. Перечень заверяется подписью руководителя и печатью архива.

Внесение исправлений и дополнений в Перечень не допускается. (Приложение ).

Архивы Документы — Страница 8 из 70 — О недвижке.ру

архивация документов в москве, архив, архивирование, архивные услуги, архивная обработка, архивная фирма, внеофисное хранение документов, уничтожение документов, уничтожение архивных документов, уничтожение документов архива, архивирование, упорядочение архива, цены на архивные услуги, архивная обработка, переплет документов, архивные работы, уничтожение документов, создание архива с нуля, абонентское обслуживание архива, экспертиза ценности документов, архивация, архивирование, термопереплет, архив, бухгалтерские документы, кадровые документы, временного хранения, постоянного хранения, опись, акт, с истекшими сроками хранения

Архивная (научно-техническая) обработка документо в

Все без исключения документы, подлежащие хранению, проходят архивную обработку, называемую также научно-технической. В зависимости от срока хранения и вида документов, а также от планов по их дальнейшему использованию, варьируется и степень сложности данного вида услуг.

Например, наиболее распространенный вид текущих документов — первичные бухгалтерские, банковские и кассовые документы, бухгалтерские учетные регистры и т.п. Срок хранения таких документов составляет обычно не более 5 лет. Жестких законодательных требований к оформлению подобной документации также не имеется, поэтому чаще всего соблюдается два правила — хронологическая систематизация, т.е., документы в деле формируются по принципу возрастания дат и систематизируются по типу документов (формируются в отдельные тома). Исключение составляют документы, относящиеся к какому-либо отдельному событию (к договорам, сделкам, отчетность по проведенным мероприятиям).

Во всех случаях, наши специалисты проведут обследование документного фонда и подскажут варианты формирования и оформления дел.

В каждой организации образуются документы длительных сроков хранения. К ним относятся распорядительные документы, некоторые виды переписки, кадровые документы, годовая отчетность и т.д. Такие документы требуют гораздо более тщательной архивной обработки. Она включает:

— проведение экспертизы ценности с обязательным полистным просмотром документов;

— формирование (или переформирование) дела с систематизацией документов в нем;

— нумерация листов в деле;

— составление внутренней описи дела, если это необходимо;

— составной архивный переплет с возможностью ксерокопирования;

— оформление обложки и корешка дела;

— составление описей дел (отдельно — на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу).

Мы выполним все эти работы, а также составим полную опись архивного фонда Вашей организации и создадим справочно-поисковый аппарат для Вашего архива.

В случае, если документы Вашей организации подлежат передаче в ведомственный, муниципальный или государственный архив, мы также проведем полный комплекс подготовительных работ и сопроводим весь процесс передачи.

Статья написана по материалам сайтов: andreyrepin.com, kakimenno.ru, archives.ru, spbarchives.ru, archive-m.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector