Уведомление об отпуске за 2 недели до его начала: образец заполнения извещения о предоставлении работнику отдыха по графику, за сколько дней его вручают сотруднику?
Формирование уведомления о начале отпуска – часть процедуры письменного документального оформления ухода человека на законный запланированный отдых.
Содержание
- В каких случаях формируется документ
- Что будет, если не направить уведомление
- Что делать, если работник не хочет ставить подпись о получении уведомления
- Общие сведения об уведомлении, особенности составления
- Образец уведомления о начале отпуска
- Как передать уведомление
- Уведомление об отпуске по графику — образец
- Как составить уведомление о начале отпуска
- Журнал регистрации уведомлений, срок хранения уведомлений
- Уведомление (извещение): образец
- Время отправить работника отдохнуть. Поторопитесь у вас 2 недели для оформления уведомления об отпуске.
- Общая информация
- Оформляем грамотно
- Отказ работника: как поступить?
- Делопроизводство
- Уведомление о начале отпуска
- Обязателен ли данный документ?
- В каких случаях применяется?
- Правила оформления
- Как составить?
- Регистрируется ли уведомление в специальном журнале?
- Где и сколько хранится?
- Как происходит ознакомление?
- За сколько дней выдается?
- Кто подписывает?
- Нюансы уведомления совместителей
- Уведомление о начале отпуска работника
- Понятие и назначение документа
- Обязательно или нет?
- Законодательная база
- В каких случаях требуется, а когда нет?
- Как составить уведомление об отпуске в 2018 году?
- Где и сколько хранить?
- Как ознакомить сотрудника?
В каких случаях формируется документ
Во многих организациях, особенно крупных, перед началом нового года составляется предварительный график отпусков. В нем прописывается, в какой период времени тот или иной сотрудник может отдохнуть от своей работы.
В графике отпусков есть определенная очередность, которая разрабатывается с учетом интересов работодателя и его подчиненных. Особенно этот документ актуален в производственных компаниях с непрерывным циклом работы.
За две недели до отпуска специалист кадрового отдела обязан проинформировать работника о намечающемся событии (в соответствии с ранее утвержденным графиком отпусков).
Таким образом будет достигнуто сразу две цели: сотруднику напомнят об отпуске, а работодатель соблюдет все необходимые формальности.
В обязательном порядке уведомлять нужно в случае наступления одного из двух видов отпуска: планового оплачиваемого или же дополнительного.
Если работник уходит в отпуск по своему личному заявлению (например, в неоплачиваемый), то на его имя уведомление писать не надо.
Что будет, если не направить уведомление
Уведомление обязательно должно доводиться до сведения сотрудника организации под роспись.
В противном случае, он получит полное право на перенесение своего отдыха на то время, которое ему будет удобно – и для этого ему достаточно будет всего лишь написать соответствующее заявление с указанием того, что он не был предупрежден о начале запланированного отпуска.
Также отсутствие уведомления может послужить поводом для «разборок» в трудовой инспекции или даже суде, поэтому пренебрегать формированием данного уведомления не стоит.
Что делать, если работник не хочет ставить подпись о получении уведомления
Вручая уведомление, представителю работодателя нужно заручится подписью того, для кого оно предназначено. Но бывает так, что в силу различных обстоятельств работник отказывается ставить свою подпись под извещающим документом.
В этом случае нужно обязательно в присутствии свидетелей составить соответствующий акт, с указанием пояснений протестующего сотрудника (если их нет, значит так и написать «отказался ставить подпись без объяснения причин»).
Общие сведения об уведомлении, особенности составления
Если вам понадобилось составить уведомление о начале отпуска сотруднику организации, а вы не имеет достаточного опыта, прочитайте наши советы – они помогут вам справиться с поставленной задачей. Обратите также внимание и на пример бланка – на его основе вы легко составите нужное уведомление.
Первым делом дадим общую информацию, свойственную для всех таких документов. Начнем с того, что уведомление можно формировать в свободном виде, или, если в компании есть утвержденный в учетной политике образец документа – по его типу. Способ составления уведомления, как и его шаблон (при наличии) должен быть утвержден в локальных актах предприятия.
Уведомление следует составить в двух идентичных экземплярах, каждый из которых должен быть подписан представителем работодателя (лучше директором, но допустимо, если будет стоять автограф начальника структурного подразделения, например, руководителя отдела кадров).
- Один из этих экземпляров впоследствии передается работнику,
- второй подшивается в специальную папку и остается в архиве компании (как подтверждение того, что со стороны работодателя все условия ухода работника в отпуск выполнены).
Проштамповывать формуляр не обязательно – печать нужна только тогда, когда требование о ее применение указано во внутренних нормативных документах фирмы.
Отметку об уведомлении обязательно надо внести в специальный журнал учета исходящей документации – такие должны вестись в каждой организации.
Уведомление разрешается формировать на простом обычном листе бумаги или на фирменном бланке предприятия, писать его можно как от руки, так и в компьютере (обязательно затем распечатывая)
Образец уведомления о начале отпуска
Составляя уведомление, мысленно поделите его на три части.
В начале документа — так называемой «шапке», — нужно указать:
- данные об отправителе (предприятии-работодателе);
- данные об адресате – сотруднике, которому оно направляется;
- сведения о самом документе: его название, номер, дата составления.
После этого идет основной блок, куда вносится текст извещения. В него нужно включить:
- дату, с которой человек уходит в отпуск;
- продолжительность отпуска (в календарных днях – чаще всего это 14 дней или 28);
- день выхода на работу (указать точное число).
Как передать уведомление
До сотрудника уведомление о начале отпуска можно довести разными путями:
- Если он находится при исполнении служебных обязанностей непосредственно на рабочем месте – то лучше всего лично, из рук в руки (под роспись).
- Если по каким-либо причинам будущий отпускник отсутствует (например, он на больничном или в командировке), то — или заказным письмом через Почту России, или через доверенное лицо доставить по адресу его места нахождения (в этом случае следует также озаботиться получением отметки об ознакомлении с документом).
Уведомление об отпуске по графику — образец
Уведомление об отпуске по графику — образец его представляет собой форму документа, которым сотрудник извещается о начале его ежегодного отпуска. О том, как правильно составляется уведомление, расскажем в этой статье.
Образец уведомления об отпуске.doc
Как составить уведомление о начале отпуска
Согласно требованиям, изложенным в ст. 123 ТК РФ, за 2 недели до даты предполагаемого отпуска работника обязательно нужно о таковом извещать. Необходимость в составлении уведомления о начале отпуска обусловлена наличием графика отпусков. Указанный график оформляется за 2 недели до окончания календарного года и утверждается руководителем. На основании содержащихся в нем данных работник кадровой службы или иное уполномоченное на то лицо составляет извещение о начале отпуска.
Если предоставление отпуска происходит по заявлению работника, иными словами вне утвержденного графика (например, для вновь принятого после утверждения графика сотрудника), необходимости в составлении уведомления нет.
Извещение работника в соответствии со ст. 123 ТК РФ оформляется следующим образом:
- Извещение направляется не менее чем за 2 недели до даты начала отпуска.
- Уведомление подписывается работником в подтверждение ознакомления с ним.
Унифицированной формы действующим законодательством не предусмотрено, поэтому работники кадровой службы вправе самостоятельно разработать образец уведомления о начале отпуска.
Оформлять его необходимо в 2 экземплярах, на каждом из которых ставится подпись работника об ознакомлении. Впоследствии 1 экземпляр остается у работника, а другой хранится на предприятии.
Неоформление указанного документа может повлечь за собой следующие негативные последствия:
- Административную ответственность в виде наложения штрафа согласно ст. 5.27 КоАП РФ.
- Перенос отпуска работника (право на это закреплено в ч. 2 ст. 124 ТК РФ).
Журнал регистрации уведомлений, срок хранения уведомлений
С целью учета и оптимизации хранения на предприятии может быть оформлен журнал учета выданных уведомлений. Поскольку утвержденной формы указанного журнала нет, администрация вправе самостоятельно разработать образец журнала регистрации уведомлений о начале отпуска, а также определить список информации, подлежащей внесению в него.
Основные правила оформления журнала можно определить следующим образом:
- На титульном листе отражается такая информация:
- наименование организации, оформившей документ;
- название документа;
- даты начала и окончания журнала.
- В табличной части приводятся следующие сведения:
- название составляемого документа;
- номер по порядку;
- дата его оформления;
- смысл выданного извещения;
- должность и персональные данные работника, на имя которого выдается уведомление;
- информация о вручении;
- сведения об ответе на извещение.
Срок хранения уведомлений о начале отпуска определяется приказом Минкультуры России «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов…» от 25.08.2010 № 558 и составляет 5 лет.
Уведомление (извещение): образец
- Ф. И. О. работника, которому оформляется извещение.
- Название документа.
- Текст уведомления:
- с реквизитами графика отпусков;
- ссылками на правовые акты;
- датами начала и окончания предоставляемого отпуска;
- общей продолжительностью выходных в календарных днях.
- Подпись лица, оформившего документ.
- Подпись работника об ознакомлении с извещением.
При необходимости в указанный документ может быть добавлена иная информация на усмотрение руководителя или работника кадровой службы. В любом случае уведомление считается правильно составленным, если в нем содержится подпись работника об ознакомлении, а также даты начала и окончания отпуска.
Скачать образец извещения о начале отпуска можно, пройдя по ссылке: Уведомление о начале отпуска по графику отпусков.
Уведомление о начале отпуска — это документ, которые информирует о датах начала и окончания отпуска. Оформляется он в свободной форме и доводится до сведения работника не позднее чем за 2 недели до даты начала предполагаемого отпуска.
Время отправить работника отдохнуть. Поторопитесь у вас 2 недели для оформления уведомления об отпуске.
В общей череде документов, составляемых кадровой службой, имеются такие, от грамотного составления которых зависит взаимоотношение работника и работодателя.
Одним из таких документов является уведомление о предоставлении отпуска работнику.
Об этом вроде бы ничем не примечательном, но вместе с тем значимом документе мы и поговорим в статье.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Общая информация
Уведомление о начале отпуска работника – это документ, посредством которого работодатель доводит до сотрудника сведения, касаемые ежегодного оплачиваемого отпуска.
За сколько дней необходимо предоставить?
Оно необходимо для соблюдения требований статьи 123, где четко сказано, что о наступлении отпуска работнику нужно сообщить за 2 недели до его начала.
Иначе у работника вместо отдыха по графику отпусков, появится право требовать, чтобы отпуск ему был предоставлен в удобное для него время. Что, конечно же, может в целом сказаться на производственном процессе.
Заострить внимание следует еще на одном немаловажном факте: статья 123, о которой было сказано выше, требует уведомлять только о наступлении ежегодных оплачиваемых отпусков (основного и дополнительного). Что, конечно же, не подразумевает составление уведомления о предоставлении неоплачиваемого отпуска.
Оформляем грамотно
Как уведомить работника об отпуске? Как документ, создаваемый работниками кадровой службы, уведомление об отпуске (по графику отпусков) имеет постоянный набор реквизитов. Поскольку сам по себе документ – информационный, то и основу бланка составляет текст документа.
В череду реквизитов извещения, помимо текста, входит:
- Полное и сокращенное наименование организации.
- Адресат.
- Наименование вида документа.
- Дата и регистрационный номер.
- Заголовок текста уведомления.
- Текст.
- Подпись (отправителя и адресата, получившего уведомление).
- Отметка о направлении документа в дело (в левом нижнем углу).
Разберем элементы документа, которые часто вызывают вопросы относительно их присутствия/отсутствия на бланке.
Наименование работодателя
Если работодатель – физическое лицо, то указываются его инициалы с фамилией.
В случае же, если юридическое – полное наименование (а если в учредительных документах предусмотрено – то и сокращенное).
Приведем пример наименования работодателя – юридического лица (указывается в левом верхнем углу бланка):
Открытое акционерное общество «Акварельный мир» (ОАО «Акварельный мир»)
ФИО работника
Данный элемент указывается в правом верхнем углу бланка после должности сотрудника (в родительном падеже):
Экономисту по труду С.А. Белерофонтову
Типичный пример текста представлен ниже.
Уважаемый Степан Андреевич!
Согласно действующему графику отпусков на 2016 г. Вам будет предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск с 21.05.2016 по 17.05.2016.
Ознакомление: за сколько дней?
Для того, чтобы зафиксировать факт ознакомления с документом, обычно используют следующие строки:
Экономист по труду (подпись, дата) С.А. Белерофонтов
Этих строчек достаточно, чтобы, при возникновении необходимости, доказать факт ознакомления работника с текстом.
Скачать образец заполнения уведомления об отпуске (за 2 недели) вы можете здесь .
Отказ работника: как поступить?
В случаях, когда работник отказывается оставлять свой параф, грамотно выйти из затруднительной ситуации поможет акт.
Акт об отказе от ознакомления – решит проблему.
В этом случае работник не сможет при необходимости сослаться на то, что он не был ознакомлен с документом в срок.
Наличие акта об отказе от ознакомления с уведомлением – документ, который снимает с работодателя ответственность по доведению информации о грядущем отпуске.
Главное – составить его по всем правилам и в присутствии нескольких должностных лиц, которые при необходимости подтвердят событие.
Как документ, посредством которого можно предупредить сотрудника о приближающемся отпуске, уведомление незаменимо. Стоит лишь руководствоваться сроками, что прописаны в ТК РФ, и не ошибиться в оформлении. Тогда можно будет не беспокоится по части недовольства со стороны как работника, так и работодателя.
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:
Делопроизводство
Уведомление о начале отпуска
Право на отдых законодательно закреплено за каждым работающим гражданином Российской Федерации.
И работодателю, и сотрудникам важно знать основные аспекты документального оформления ежегодных оплачиваемых отпусков, чтобы избежать в дальнейшем возможных проблем.
Организации информируют работников о наступающем периоде отпуска специальным документом — уведомлением об отпуске.
Обязателен ли данный документ?
Статьей 123 Трудового Кодекса Российской Федерации четко обозначена важность оформления уведомления о начале отпуска.
Работодатель обязан в письменной форме известить каждого сотрудника о времени начала отпуска, в соответствии с утвержденным графиком ежегодных отпусков.
Пример:
По утвержденному графику отпусков инженер Петров В.В. должен был идти в очередной оплачиваемый отпуск 25 июня текущего года. 10 июня инспектор отдела кадров вручил уведомление о начале отпуска инженеру Петрову.
Подтвердив свое согласие, Петров В.В. поставил личную роспись на бланке документа. Утвержденный законом обязательный двухнедельный срок был выполнен.
График ежегодных отпусков на будущий год утверждается в середине декабря уходящего года.
В идеале все сроки отдыха должны согласовываться администрацией с сотрудниками предприятия. На практике довольно часто получается так, что время отпуска «спускается» для ознакомления сотрудникам уже в утвержденном варианте.
Для не согласных со временем отпуска здесь есть маленькая лазейка.
Если администрация предприятия в указанный законом срок не напомнила в письменной форме о приближающемся отпуске, то работник на законном основании может не идти в отпуск в утвержденное время, а написать заявление о переносе времени отдыха.
В каких случаях применяется?
Крупные производственные предприятия с непрерывным технологическим процессом производства не могут обойтись без своевременного выполнения утвержденного графика ежегодных оплачиваемых отпусков.
Уведомление о начале отпуска в таких случаях играет важную роль.
Однако уведомление не имеет смысла оформлять, если сотрудник идет в отпуск по самостоятельно написанному заявлению.
Пример:
По утвержденному графику отпусков, экономист Суворова Е.В. должна была идти в отпуск 20 ноября текущего года. Но 10 августа Суворовой Е.В. была предложена горящая путевка в санаторий для восстановления здоровья после операции.
Сотрудница написала заявление на отпуск, администрация предприятия согласилась отпустить Суворову Е.В. раньше намеченного срока. В данном случае оформлять уведомление о начале очередного отпуска работникам отдела кадров предприятия не понадобилось.
Правила оформления
Законодательством не утверждена единая унифицированная форма уведомления. Каждое предприятие вправе самостоятельно разработать бланк документа.
Для придания юридической значимости в форму документа необходимо включать следующие данные:
- реквизиты предприятия;
- исходящий номер и дату регистрации уведомления об отпуске;
- должность, фамилию и инициалы будущего отпускника;
- информативную часть документа, содержащую сведения о предстоящем отпуске с указанием соответствующей статьи Трудового Кодекса РФ;
- подпись работодателя.
Образец уведомления о начале отпуска работника
Как составить?
Уведомление о предстоящем отпуске входит в перечень нормативных актов предприятия, используемых в ежедневном документообороте.
Работники кадровой службы могут самостоятельно составить образец уведомления о начале оплачиваемого отпуска.
Уведомление о начале отпуска
Трафаретная модель документа допускает сохранение постоянных сведений с возможностью изменения переменных значений.
Разработанная и сохраненная форма уведомления позволит значительно сократить время оформления данного документа.
Скачать образец можно тут:
Регистрируется ли уведомление в специальном журнале?
На каждом предприятие ведется журнал учета уведомлений, выданных работникам, в котором регистрируются все уведомления, выданные сотрудникам организации:
- о реорганизации предприятия;
- о предоставлении объяснений;
- о переводе;
- об изменении в условии труда;
- о предстоящем отпуске.
В соответствующие графы журнала полностью и своевременно заносятся все данные из оформленного уведомления о начале отпуска.
Постоянное оформление журнала гарантирует при необходимости быстрый поиск необходимых сведений.
На титульной странице журнала отражаются:
- наименование организации;
- название документа;
- период начала и окончания ведения данного журнала регистрации.
Следующая страница содержит сведения об ответственных лицах за ведение журнала.
Единой унифицированной формы журнала регистрации уведомлений нет.
Администрация организации выносит самостоятельное решение о включении в журнал необходимых сведений.
В основном, в табличную форму журнала включаются следующие сведения:
- название документа;
- дата оформления;
- номер регистрации уведомления;
- основной смысл содержания уведомления;
- должность, фамилия и инициалы работника, на имя которого выписано уведомление;
- день вручения извещения;
- информация об ответе работника на предъявленное уведомление.
Распечатанные листы журнала нумеруются и обязательно прошиваются.
Руководитель организации заверяет подписью и печатью скрепленный документ.
Скачать образец журнала можно здесь:
Где и сколько хранится?
Срок хранения уведомлений об отпуске регламентируется Перечнем типовых управленческих документов.
Приказы на предоставление очередных оплачиваемых отпусков и уведомления о начале отпуска хранятся в течение пяти лет в специально оборудованных архивных помещениях.
Предприятия, прекратившие свою производственную деятельность до истечения пятилетнего срока, сдают уведомления о начале отпуска в территориальный архив в установленном порядке.
Как оформляется отпуск преподавателей? Читайте тут.
Как происходит ознакомление?
Обязательным условием персонального ознакомления каждого сотрудника о начале отпуска служит письменная форма документа.
Существует несколько вариантов извещения работников о предстоящем отпуске:
- непосредственное личное уведомление о намеченном отпуске;
- приказ на предоставление очередного оплачиваемого отпуска;
- ведомость ознакомления, приложенная к графику отпусков;
- включенная в график отпусков графа, предназначенная для росписей работников организации;
- в рамках одного структурного подразделения возможно ознакомление сотрудников с оформлением подписи в рабочем журнале руководителя подразделения.
В случае, если сотрудник отказывается подписывать уведомление о начале отпуска, сотрудник отдела кадров оформляет акт об отказе.
Пример:
По утвержденному графику отпусков механик Иванов М.Я. должен был идти в очередной отпуск с 20 февраля текущего года. С этим сроком он не был согласен.
Поэтому, когда 5 февраля сотрудник отдела кадров вручил Иванову М.Я. уведомление о начале отпуска, механик отказался подписывать документ. Сотрудник кадровой службы оформил акт об отказе подписи.
За сколько дней выдается?
Срок уведомления сотрудников об отпуске утвержден законодательно и равен 14 дням.
Подготавливая документ об уведомлении важно соблюдать срок передачи его сотруднику. Не позднее двух недель до начала отпуска работник организации должен письменно засвидетельствовать факт ознакомления со сроками предстоящего отдыха.
Если по независящим от него причинам, сотрудник отсутствует на рабочем месте, уведомление о начале отпуска отправляется заказным письмом с обязательным уведомлением о вручении его адресату.
При этом датой уведомления будет служить дата получения письма сотрудником предприятия.
Кто подписывает?
Бланк подписывает непосредственно руководитель организации.
При оформлении приказа о наделении соответствующими полномочиями конкретных работников кадровой службы, данные документы подписывают непосредственно должностные лица отдела кадров.
Сотрудник, получивший персональное извещение об отпуске, должен лично поставить подпись в знак ознакомления.
Другие варианты подтверждения не будут иметь юридической силы и документ будет признан недействительным.
Можно ли предоставить отпуск раньше 6 месяцев? Узнайте здесь.
Можно ли взять отпуск перед отпуском по беременности и родам? Ответ тут.
Нюансы уведомления совместителей
Существует несколько особенностей при оформлении отпуска таким работникам.
Отпуск совместителям должен быть предоставлен в то же самое время, что и очередной отпуск по основному виду работы. Для выполнения этого условия работники должны предоставить сведения о сроках предоставления оплачиваемого отпуска на основном месте.
Если совместитель не отработал положенного времени для предоставления очередного отпуска, на недостающие дни ему оформляется отпуск без содержания.
Фактически уведомление о начале отпуска для совместителей носит чисто информативный характер, поскольку сотрудник лично заинтересован в своевременном оформлении очередного отпуска по месту работы по совместительству.
Совместители, не предоставившие сведения о сроках отдыха по основному месту работы, включаются в график отпусков на общем основании.
В этом случае уведомление о начале отпуска совместителям вручается не позднее двух недель до начала наступления отдыха.
Знание и применение на практике существующих норм оформления, передачи и подтверждение получения уведомления о сроках очередного оплачиваемого отдыха значительно упростит сотрудничество по этому вопросу работодателя и сотрудников организации.
Уведомление о начале отпуска работника
Сотрудники, которые в скором времени пойдут в оплачиваемые отпуска, обязаны получить соответствующие оповещения от своего непосредственного работодателя.
Когда его предоставляют? Какими законами регулируются уведомление об отпуске? Что включает в себя данный документ?
Рассмотрим интересующие вопросы подробней.
Понятие и назначение документа
Оповещение – письменная форма уведомления сотрудника о предстоящем отпуске. На основании этого документа сотрудник знает, когда и на какой период ему предоставлен оплачиваемый отпуск.
Если же сотрудника не оповестить о предстоящем отпуске, работодателю грозит административная ответственность.
Обязательно или нет?
В ст.123 ТК РФ четко указано обо всей важности оформления данного оповещения.
Непосредственный работодатель в обязательном порядке обязан в письменном виде оповестить каждого своего наемного рабочего о периоде начала долгожданного отпуска, в четком соответствии с принятым графиком отпусков.
Законодательная база
Вопрос о необходимости оповещения наемного штата сотрудников о времени предоставления отпуска согласно утвержденному графику отпусков регулируется статьей 123 Трудового Кодекса РФ.
В частности, эта статья четко регулирует о необходимости в оповещении в различных ситуациях, порядке составления оповещения и периоде, когда сотрудник должен быть уведомлен.
В каких случаях требуется, а когда нет?
Отдых по графику
Большие компании, где производственный процесс является непрерывным, не могут обходиться без соблюдения принятого графика отпусков.
Оповещение о периоде начала отпуска играет ключевую роль в таких ситуациях.
Отдых не по графику
Отдых не по графику может быть предоставлен на основании поданного сотрудником заявления.
Если речь идет о переносе отпуска на другое время, что автоматически подразумевает под собой изменения в графике отпусков, то обязательно следует ознакомить с ним сотрудников.
Дни без сохранения заработной платы
Если же сотрудник принял решение пойти в дополнительный неоплачиваемый отпуск по собственному желанию, то в оповещении нет смысла, поскольку он предоставляется на основании предоставленного заявления самим рабочим.
Однако есть и противоположная сторона.
Если речь идет об отпуске без сохранения заработной платы по производственной необходимости, то работодатель в обязательном порядке должны заблаговременно оповестить об этом намерении наемным штат сотрудников.
Дни авансом
Изначально необходимо понимать, что отпуск авансом может быть предоставлен работодателем по предварительной договоренности с сотрудником.
Исходя из этого, рабочий должен будет составить соответствующее заявление, в котором он попросит предоставление отпуска авансом.
По этой причине можно говорить о том, что в составлении необходимого оповещения о предоставляемом отдыхе авансом нет необходимости.
Делается ли запись в трудовой книжке при срочном трудовом договоре? Узнайте тут.
Как составить уведомление об отпуске в 2018 году?
Оповещение о скором оплачиваемом отпуске включено в список нормативно-правовых актов компании, которые применяются в ее каждодневном документообороте.
Сотрудники отдела кадров имеют полное право формировать оповещение по принятой внутри компании форме.
Структура и форма документа
Законодательством РФ не предусматривается единая форма оповещений о предстоящем отпуске по графику. Исходя из этого, каждая компания имеет полное юридическое право самостоятельно разработать персональную форму оповещений.
Структура уведомления о предстоящем отпуске заключается в следующем:
- информационный блок — включает в себя наименование компании и инициалы, как самого работодателя, так и сотрудника;
- основная часть;
- заключительная часть.
В содержании оповещения необходимо отталкиваться от действующего законодательства РФ.
Какие положения должны содержаться в тексте?
Чтобы обеспечить документу о предоставлении отпуска работнику юридическую силу, в нем обязательно должны содержаться такие сведения, как:
- реквизиты компании;
- исходящий номер и время регистрации оповещения об отпуске;
- имеющуюся должность, и полные инициалы наемного сотрудника, который вскоре уйдет в отпуск;
- все необходимые сведения относительно основания предоставления оплачиваемого отпуска. В частности следует делать акцент на Трудовой Кодекс РФ;
- подпись непосредственного работодателя.
Категорически запрещается допускать в документе какие-либо опечатки либо ошибки.
Кто подписывает?
Уведомление о начале отпуска подлежит подписанию непосредственным руководством компании и подлежит заверению должностными лицами из отдела кадровой службы.
Нужно ли подписывать сотрудникам?
Оповещение, выданное наемному рабочему, подлежит подписи тем, на кого оно было сформировано с целью ознакомления.
Другие способы подтверждения получения оповещения не обладают юридической силой.
Сколько требуется экземпляров?
Оповещение о предстоящем отпуске формируется в нескольких экземплярах. Столько же и соответствующих приказов руководства.
Один из них остается в отделе кадров, а другой – у руководства компаний.
Можно оформить сразу на несколько работников?
Трудовым Кодексом РФ не запрещается оповещать о времени начала трудового отпуска нескольких сотрудников одновременно.
Образец документа
Важно помнить, что категорически не допускается в процессе составления оповещения делать различные помарки либо опечатки.
Бесплатно скачать бланк можно по ссылке тут.
Пример документа:
Предупреждаем за 2 недели или в другой срок?
Многие спросят — за сколько дней пишется оповещение?
Период оповещения наемного штата сотрудников четко указан в действующем законодательстве РФ и составляет 14 календарных дней.
В процессе формирования данного документа крайне важно придерживаться этого периода. Не позднее двухнедельного периода до начала отпуска сотрудник компании в обязательном порядке должен письменно засвидетельствовать имеющейся факт ознакомления о своем грядущем отпуске.
Если по каким-либо причинам, сотрудник не может быть ознакомлен о дате начала отпуска, ему он будет отправлен заказным письмом.
Причем важно помнить: датой ознакомления принимается в таком случае момент получения письма.
Нужна ли регистрация в специальном журнале?
В каждой отдельно взятой компании должен вестись журнал учета оповещений, который предоставляется наемным рабочим с целью регистрации в нем различных уведомлений.
В частности, в нем могут содержаться такие сведения, как:
- о возможной реорганизации компании;
- о различных объяснениях;
- о возможном переводе сотрудника;
- о предстоящих изменениях в условиях трудовой деятельности;
- и о предстоящем оплачиваемом отпуске.
В определенных полях данного журнала должны быть занесены в полном объеме и в оговоренные законодательством временные периоды сведения относительно предоставленного оповещения о предстоящем оплачиваемом отпуске.
Регулярный учет в таком журнале способен гарантировать по мере необходимости мгновенный поиск относительно той или иной информации.
Как заполнять титульный лист?
Титульная страница должна включать в себя:
- полное наименование компании;
- наименование документа;
- дату начала и завершения ведения журнала регистрации.
На следующей странице должны быть отображены сведения относительно ответственных лиц за учет данного журнала.
Стоит отметить, что его форма разрабатывается самостоятельно каждой отдельно взятой компанией.
Образец документа
Чтобы подробней разобраться с журналом учета, рекомендуется обратиться к образцу, который можно скачать по ссылке здесь.
Пример заполнения журнала:
Где и сколько хранить?
Срок хранения соответствующих оповещений четко регулируется Перечнем типовой управленческой документации.
Все соответствующие приказы о грядущем оплачиваемом отпуске должны находиться на сохранности в течении 5 лет в специально оборудованных для этого местах. Иными словами — в архиве компании.
Компании, которые прекратили свою предпринимательскую деятельность до завершения данного периода, обязаны сдать подобную документацию на хранение в территориальный архив согласно установленному порядку.
Как ознакомить сотрудника?
Обязательным критерием личного ознакомления каждого наемного рабочего о предстоящем отпуске принято считать письменную форму документа.
На сегодня предусмотрено несколько методов оповещения сотрудников:
- путем личного оповещения;
- путем формирования приказа руководства компании;
- путем постановки подписи наемного рабочего в ведомости.
Стоит также отметить, что в пределах одного структурного подразделения допускается возможность ознакомления наемного штата сотрудников в трудовом журнале их непосредственного руководства.
В ситуации, когда кто-либо из рабочих отказывается подписывать оповещение, сотрудниками отдела кадров формируется соответствующий акт об отказе.
Может ли работодатель не отдать трудовую книжку? Смотрите тут.
Как сделать дубликат трудовой книжки при утере? Читайте здесь.
Для совместителей
Отпуск совместителю должен быть предоставлен параллельно с тем периодом, что и по основному месту работы.
Для соблюдения данного условия совместитель в обязательном порядке изначально должен предъявить справку о периоде получения оплачиваемого отпуска с основной работы.
На основании предоставленной справки будет выдано оповещение о предстоящем отпуске.
Для иностранного гражданина
Для иностранных граждан была отменена обязанность оповещать о предстоящем отпуске сотрудников миграционной службы, если он предоставляется без сохранения заработной платы.
Что касается оповещения самого наемного рабочего, то этот порядок является стандартным.
Для генерального директора и главного бухгалтера
Законодательство РФ не разделяет порядок оповещения по должностям. По этой причине порядок уведомления о предстоящем отпуске стандартный.
Для госслужащих
Государственных служащих, как и иных наемных сотрудников, оповещают о предстоящем отпуске за несколько недель до его наступления.
В обязательном порядке факт оповещения подтверждается подписью сотрудника в журнале учета.
Согласно статье 20 Трудового Кодекса РФ, индивидуальный предприниматель относится к той же категории работодателей, как и юридические лица.
Исходя из этого, оповещение о предстоящем отпуске сотрудник должен получать по стандартной схеме.
Что будет работодателю, если не вручать документ работникам?
Основные последствия неоповещения сотрудника о предстоящем отпуске заключаются в следующем:
- сотрудник в таком случае вправе требовать его переноса на иной временной промежуток;
- при отказе в переносе отпуска сотрудник вправе подать исковое заявление в правоохранительные органы, что влечет возможное начисление штрафов.
Чтобы избежать проблем с правоохранительными органами, достаточно своевременно оповещать об отпуске своих наемных работников.
Статья написана по материалам сайтов: assistentus.ru, rusjurist.ru, moyafirma.com, kadriruem.ru, buhdzen.ru.
»
Загрузка...