Правила оформления и внесения изменений в график отпусков

Составление расписания отпусков вменено в обязанность каждой организации. Обычно его разрабатывают загодя: за 2 недели до наступления следующего календарного года и утверждают приказом начальника. Согласно нормам ст. 123 ТК РФ, соблюдение графика отпусков – обязательно для нанимателя и работника. В связи с этим у многих специалистов кадровой службы возникает вопрос: разрешено ли внесение изменений в график отпусков, какие именно документы необходимо подготовить в этом случае? Как вносить изменения в график при переносе отпуска? Как корректировать график при приеме нового сотрудника? Давайте разбираться.

По каким основаниям можно переносить отдых

С подачи работодателя отдых сотрудника можно переносить в таких случаях:

• важное срочное задание, выполнить которое может только конкретный специалист;
• переструктурирование компании (слияние, дробление, перепрофилирование, значительное сокращение штата и т. п.);
• внедрение инновационных методов работы, установка нового оборудования, замена программно-вычислительных систем;
• внеплановые проверки деятельности компании фискальными или иными контролирующими госорганами;
• срочная командировка в связи с производственной необходимостью;
• болезнь руководителя, должностные обязанности которого можно переложить только на ограниченный круг лиц (в частности – на заместителя начальника отдела, управления).

В этих случаях перенос должен быть обязательно согласован с работником. Отсутствие возражений по поводу уточнения даты или периода отдыха сотрудник должен отразить на приказе о переносе отпуска. Либо можно составить отдельный документ, где он прямо выразит согласие на перенос своего отдыха.

Веские причины изменения графика отпусков могут возникать не только у работодателя, но и у подчиненного. Среди принимаемых во внимание причин, требующих переноса времени отдыха сотрудника, обычно называют финансовые, семейные или личные обстоятельства. К ним относят: болезнь, возможный декрет, необходимость отдыха в определённые периоды (например, одновременно с супругом).

Руководитель фирмы вправе самостоятельно определить, являются ли основания для переноса времени отдыха значимыми. Нередко бывает и так, что заявление на изменение графика отпуска остаётся без удовлетворения. Тогда сотрудник отправляется отдыхать в тот период, который был запланирован изначально. Также см. «График отпусков».

Вносим коррективы по правилам

На практике документ, составленный заблаговременно, редко, когда может оставаться в неизменном состоянии. Иногда возникают ситуации, требующие внесения в него корректировок. Особенно это относится к крупным организациям. О том, можно ли вносить изменения график отпусков, российское законодательство умалчивает. Соответствующих норм нет ни в ТК РФ, ни в самих указаниях по заполнению такого рода документов.

Однако практикующие кадровики уверены: вносить уточнения необходимо по ряду причин. Во-первых, неактуальность информации в графике может повлечь за собой претензии со стороны трудовых инспекторов. Предоставление отдыха вне установленных дат может привести к штрафным санкциям. Во-вторых, внеплановое отсутствие сотрудников может поставить под удар бесперебойную работу компании, а также создать проблемы для бухгалтерии, которая создает и держит ориентир на резервы оплаты соответствующих расходов.

Внесение корректировок в график должно быть санкционировано руководителем. С этой целью составляют приказ об изменении графика отпусков, на основании которого соответствующие уточнения вносятся в унифицированную форму за № Т-7, утверждённую 05.01.2004 постановлением Госкомстата № 1. См. также «Приказ об утверждении графика отпусков по форме Т-7».

Так что учтите: законодательством не установлены правила, необходимые для соблюдения в этих случаях. Однако в зависимости от конкретной ситуации график можно модифицировать разными способами.

Принят новый сотрудник

Если в течение года в компанию пришли новые люди, вносить изменения в действующий график не нужно. Наниматель имеет право предоставить таким работникам возможность отдохнуть в любое время, если это не нанесёт ущерба организации и ее бизнес-процессам. Делают это на основании письменного заявления заинтересованных лиц.

Если организация всё-таки решает документально зафиксировать изменение графика отпусков при приёме нового сотрудника, разумно составить дополнение к уже действующему расписанию отдыха. Его обычно оформляют в виде отдельного документа по установленной форме. При этом в столбце «Примечания» необходимо указать дату поступления на работу нового сотрудника.

Смена запланированной даты отдыха

Все прочие корректировки графика обычно связаны с тем, что работник вынужден отдыхать ранее или позднее установленного для него срока. В этом случае изменения в график отпусков в 2018 году следует вносить во следующей схеме: запланированную дату начала события, проставленную в графе 6, не меняют, а все необходимые сведения о переносе начала отпуска или изменении его длительности отражают в графах 8–10.

Заметим, что далеко не все работники кадровых служб знают, как внести изменения в график отпусков в соответствии с законом. В частности, многие из них забывают о нормах ст. 123 ТК РФ. В ней написано, что если работник имеет право уйти в отпуск в определённом месяце, то за 2 недели до предполагаемого начала отдыха он должен написать заявление с указанием конкретной даты. Именно её нужно проставить в графе 8.

Требование о том, что сотрудники обязаны предупреждать нанимателя о дате начала отпуска не позднее чем за полмесяца, желательно закрепить во внутрифирменном нормативном акте – приказе или распоряжении. Также ничто не мешает внести соответствующий пункт в положение об оплате труда. Причём все работники компании обязаны внимательно изучить данные документы. Это же касается и приказа о внесении изменений в график отпусков: с ним должны познакомиться под расписку все заинтересованные сотрудники.

Имейте в виду, что некоторые работники организации имеют право взять отпуск в любое подходящее для них время. К ним относят:

• подростков моложе 18 лет;
• совместителей; они отдыхают одновременно на основном и дополнительном месте работы;
• сотрудницы, планирующие уйти в декрет;
• мужья, чьи жёны находятся в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком;
• работники, имеющие двух и более детей определенного возраста (до 12 лет);
• почётные доноры;
• супруги военнослужащих, отдыхающие одновременно с мужем;
• некоторые категории чернобыльцев;
• работники, усыновившие младенца в возрасте до трех месяцев;
• иные категории в соответствии с нормами ст. 322 ТК РФ.

Если сотрудник, относящийся к одной из этих категорий, решил перенести запланированную дату начала отпуска, изменение графика отпусков по инициативе работника не производят. В этом случае достаточно внести соответствующие данные в уже действующий документ:

• в 8 графе – отражают сведения о заявлении работника с просьбой перенести время отдыха;
• в графе 9 – указывают новую дату предполагаемого отпуска;
• в 10 графе – записывают категорию работника, имеющего право на использование отпуска в любое время.

Найти утверждённый образец изменения графика отпусков в нормативных документах не получится. Поэтому для вашего удобства ниже приведена примерная форма скорректированного графика, которая информативна и удобна для работы.

Как выполнить внесение изменений в график отпусков?

Внесение изменений в график отпусков может потребоваться как по инициативе работодателя, так и по просьбе работника. О том, как правильно оформить изменения и дополнения к графику, расскажем в этой статье.

Образец дополнения к графику отпусков.doc

Образец приказа об изменении графика отпусков.doc

График отпусков

Трудовой кодекс РФ вводит обязанность составлять график ухода сотрудников в отпуск и возлагает ее на работодателя. Ст. 123 ТК РФ разъясняет, что такой график — составляемый ежегодно документ, утверждаемый распоряжением руководителя.

График предоставления отпусков обладает рядом особенностей:

1. Составляется и утверждается документ не позднее последних 2 недель перед новым годом.
2. Учет мнения профкома (при наличии такового) при его оформлении — обязательная процедура.
3. Однажды утвердив годовой график, администрация предприятия обязана придерживаться его весь год, так же как и работники.
4. В ходе формирования графика нужно учесть, что некоторые категории сотрудников обладают преимуществами при выборе времени отпуска. О том, как предоставляется отпуск и каков порядок этого, можно узнать из статьи Порядок предоставления отпуска по Трудовому Кодексу.

График можно составить в свободной форме, однако зачастую применяется бланк Т-7, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, поскольку в нем уже предусмотрены все требуемые трудовым правом моменты.

График отпусков в обязательном порядке утверждается руководителем компании. Сделать это можно 2 способами:

1. Издать отдельный приказ об утверждении документа, а также об иных сопутствующих действиях по его исполнению за подписью руководителя.
2. Предусмотреть гриф утверждения в самом графике (как в уже упоминавшейся форме Т-7). В этом случае приказ об утверждении графика отпусков не понадобится.

Может ли работодатель менять график отпусков

Нередко возникает ситуация, когда необходимо изменение графика отпусков, так как документ принимается заблаговременно на длительный период и нет возможности учесть особые обстоятельства, служебную необходимость, болезнь работника и т. п.

Действующее законодательство не содержит никаких норм, указывающих на то, каким образом и как должны оформляться изменения и дополнения к графику отпусков. Однако сотрудники кадровых служб придерживаются мнения, что оформление дополнений и изменений необходимо по ряду причин:

1. Неактуальность информации, указанной в графике отпусков, может повлечь за собой наложение штрафных санкций со стороны трудовой инспекции, а именно: факт его предоставления вне утвержденных и согласованных дат (ст. 5.27 КоАП РФ).
2. Внеплановое отсутствие работников на своем рабочем месте может оказать существенное влияние на производственный процесс компании.
3. Несогласованный отпуск может помешать работе бухгалтерии, у которой на этот случай формируются резервы оплат соответствующих расходов.

Модифицировать график отпусков можно несколькими способами:

1. Оформлением дополнения к существующему документу. Указанный способ наиболее удобен при принятии на работу нового сотрудника.
2. Внесением изменений в уже существующий график. Этот способ удобен при переносе запланированной даты отдыха сотрудника.

В любом случае необходимо учитывать, что для изменения времени отпуска конкретного работника нужно его согласие (см. ст. 124, 125 ТК РФ), а иногда распорядительный акт руководства, посвященный не изменению графика, а его причине (например, приказ об отзыве из отпуска).

Образец дополнения к графику отпусков. Дополнительный график отпусков на новых сотрудников

Если в течение рабочего года трудоустраиваются иные лица, обязанности по внесению изменений в график отпусков нет. По согласованию с руководителем предприятия возможно предоставление отпуска в любое время по письменному заявлению работника.

Но при принятии решения о документальной фиксации отпусков таких работников разумным будет составление нового графика (дополнения к уже существующему). При этом порядок его введения в действие будет аналогичным:

1. При заполнении унифицированной формы Т-7 нет необходимости в оформлении приказа об утверждении нового графика. Но при этом в графе «Примечания» следует указать дату поступления сотрудника на работу.
2. При оформлении графика отпусков в свободной форме необходимо издание распоряжения руководителя об утверждении указанного документа и согласование графика с профсоюзом.

Порядок оформления дополнения к графику предоставления отпусков будет аналогичен порядку оформления основного документа.

Образец дополнения к графику отпусков можно скачать здесь: Образец дополнения к графику отпусков.

Смена даты отпуска. Вынесение приказа об изменении даты отпуска и замена графика

Если же у сотрудника меняется дата предполагаемого начала отпуска, внести соответствующие изменения можно в уже существующий график формы Т-7 следующим образом:

1. Графа 6, содержащая сведения о запланированной дате начала отпуска, остается в неизменном виде.
2. Графы 8, 9, 10 заполняются соответствующим образом, а именно:

• графа 8 информирует о документах, послуживших основанием для переноса отпуска;
• графа 9 указывает на дату предполагаемого отпуска;
• графа 10 указывает на возможные причины, послужившие основанием для переноса отпуска работника.

При этом перенос даты начала должен оформляться соответствующим распоряжением руководителя с указанием причин, послуживших основанием.

С приказом должны быть ознакомлены под подпись все лица, в нем указанные. Кроме того, оформляется согласие работника на перенос отпуска в виде отдельного документа (например, заявление о переносе отпуска с приложением больничного листа) либо надписи на приказе за подписью работника.

Если график отпусков составлялся в свободной форме, порядок внесения изменений в него аналогичен предыдущему.

Образец приказа об изменении графика отпусков

Составление приказа о внесении изменений не регламентируется никакими нормами действующего трудового законодательства. Соответственно, допустимо его оформление в свободной форме с учетом применяемых в организации правил делопроизводства.

Однако этот документ должен содержать определенные реквизиты:

1. Название предприятия.
2. Название оформляемого документа.
3. Дату и место его составления.
4. Порядковый номер распоряжения.
5. Вступительную часть, содержащую причины издания соответствующего распоряжения.
6. Основную часть, содержащую всю суть волеизъявления руководителя (например, для отзыва из отпуска — собственно решение отозвать из отпуска с указанием даты выхода на работу, а также дат нового, перенесенного отпуска).
7. Подпись руководителя.
8. Подписи лиц, перечисленных в приказе, об ознакомлении с ним.

Действующее законодательство не содержит норм, прямо указывающих на порядок внесения изменений в график предоставления отпусков на предприятии. Внесение изменений в график отпусков аналогично самому графику должно утверждаться руководителем предприятия. Если график составлен по унифицированной форме, содержащей утвердительную надпись, необходимости в составлении отдельного распоряжения нет. Если же график оформлялся в свободной форме и утверждался приказом руководства, все изменения в него также вносятся и утверждаются аналогичным способом.

Как внести изменения в график отпусков (образец приказа)?

Безошибочно составить график отпусков можно с помощью нашей видеоинструкции:

Почему меняется график отпусков?

Каждый год руководство предприятия подписывает документы, устанавливающие очередность отпусков, при этом учитывая не только свои интересы, но и интересы работников (ст. 123 ТК РФ).

Для учета очередности отдыха работников отдел кадров предприятия может пользоваться бланком Т-7 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1), также есть возможность разработать форму самостоятельно (закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Во всех отделах предприятия очередность отдыха своя.

Несмотря на то что все отпуска на предприятии согласовываются, обстоятельства, требующие внесения изменения, возникают. И иногда по несколько раз за год.

Причинами для этого могут быть:

• наём работников после согласования графика отпусков;
• работник не захотел идти в отпуск в согласованные даты и просит перенести его отдых на другие числа;
• больничный лист отпускника;
• на предприятии происходят события, которые вынуждают попросить работника прервать отдых;
• нарушение сроков выплаты отпускных и (или) уведомления о дате начала отпуска.

Перед тем как вносить изменения в график отпусков, необходимо удостовериться, что работники, чей отпуск планируется перенести, не пропускали и не переносили его в течение 2 лет подряд. Даже если он сам просит руководителя, это будет не законно.

Приказ о внесении изменений в график отпусков

Как внести изменения в график отпусков? Когда на предприятии наступают обстоятельства, которые требуют внести изменения в действующий график отпусков, действовать нужно так:

Бланк и образец заявления о переносе отпуска смотрите в следующих материалах:

Как долго хранить заявления и приказы в архиве предприятия, читайте в статье «Каков срок хранения заявлений и приказов на отпуск?».

Согласно графику отпусков, работник ООО «Звезда» Ковальчук О. Ю. должен пойти в отпуск с 06.06.2019 по 03.07.2019.

У него неожиданно приезжают в гости близкие родственники. Зная о своем праве перенести отпуск, он пишет заявление руководителю ООО «Звезда» и просит перенести отпуск по личным обстоятельствам с 06 июня на 15 мая 2024 года.

Руководитель, не имея веских оснований для отказа в просьбе работника Ковальчука О. Ю., отдает распоряжение издать приказ о переносе отпуска и внесении соответствующих изменений в график отпусков.

Внесение изменений в график отпусков — образец

Каким образом изменять график отпусков, выбирает отдел кадров. Выбор зависит от конкретного случая.

Новые кадры

Как поступить с графиком отпусков, если после его согласования на предприятие приняты новые работники?

Есть 2 варианта:

1. Оформить дополнительный график. Он составляется только на основании данных новых работников. В заголовке указывается, что это дополнительный лист к основному графику.

2. Не вносить никаких дополнений. Учитывать отпуска новых работников, взяв за основу их заявления на отпуск и оформленные приказы. Все сведения фиксировать в личной карточке.

Перенос по просьбе работника

У работника есть право перенести даты своего отпуска или разделить его на несколько. Ему необходимо письменно попросить об этом руководство. В заявлении указывается не только причина переноса, но и даты желаемого отдыха (ст. 124 ТК РФ). Руководитель визирует заявление. Издается приказ. Когда для составления графика используют бланк № Т-7, измененные данные вносят в графы 8 (номер приказа о переносе), 9 (новые даты отдыха) и 10 (можно указать, что именно послужило для переноса отпуска).

Образец заполнения изменений в графике отпусков можно увидеть, скачав файл по ссылке ниже.

Отзыв из отпуска

На любом предприятии может возникнуть ситуация, которая потребует от работодателя вызвать на работу отдыхающего работника (ст. 125 ТК РФ). Этого нельзя сделать без его письменного согласия на выход на работу. В форму Т-7 нужно внести новые данные: в графе 8 указать номер приказа, на основании которого работник прервал свой отпуск, в графе 9 — новые даты отпуска, графе 10 указывают причину и дату отзыва работника.

Как правильно отозвать работника из отпуска, читайте в ст. «Оформляем отзыв из отпуска работника — образец приказа».

Неиспользованные дни отдыха работник может взять в любое время в течение текущего или следующего рабочего года.

Работник может отказаться от выхода на работу из отпуска, и работодатель не имеет права его за это наказать.

Работодатель не может отозвать из отпуска беременных женщин, людей, работающих на вредных и опасных производствах, работников, не достигших 18 лет.

Их выход на работу будет рассматриваться как нарушение, даже в том случае, если работники сами захотят выйти на работу и дадут на это письменное согласие.

Временная нетрудоспособность работника

Бывают ситуации, когда работник берет больничный лист до или вовремя отпуска. При таких обстоятельствах он может либо продлить свой отпуск на срок, соответствующий сроку больничного, либо перенести его на другие даты (ст. 124 ТК РФ), но не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который он предоставляется. При этом изменения в бланк Т-7 вносят в графы 8, 9, 10.

Как оформить продление и перенос отпуска в случае болезни, читайте в статьях:

Нарушение сроков выплаты отпускных и уведомления о начале отпуска

Несвоевременная выплата отпускных (ст. 136 ТК РФ), несвоевременно направленное уведомление о начале отпуска (ст. 124 ТК РФ) являются вескими основаниями для переноса даты отпуска. Если одно из этих событий произошло, работнику будет достаточно письменно попросить работодателя перенести отпуск на нужные даты, и он не сможет отказать в переносе дат и будет вынужден внести изменения в график отпусков.

В форму № Т-7 также вносят новые данные в графы 8, 9, 10.

Ошибки при внесении изменений в график отпусков, точно так же, как и нарушение правил его оформления, являются достаточным основанием для привлечения руководства предприятия к административной ответственности, в т. ч. к штрафам (ст. 5.27 КоАП РФ). Учитывайте нюансы этой процедуры и оформляйте документы правильно.

Подробнее о штрафах, которые могут наложить проверяющие за несоблюдение правил предоставления отпусков, читайте в статье «Каков штраф за непредоставление отпуска работнику?».

Какие правила оформления и внесения изменений в график отпусков? Разбираемся в нюансах

График отпусков – документ, создаваемый кадровой службой организации и указывающий, в какое время должны отдыхать сотрудники. Он создаётся заранее и служит ориентиром для всех, желающих уйти в отпуск в этом году. Однако может сложиться ситуация, когда в документ потребуется внести изменения. Как это сделать правильно?

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — просто позвоните, это быстро и бесплатно !

Определение

Можно ли вносить в него изменения? Ст. 114 ТК РФ (далее, если это особо не оговорено, номера статей будут относиться именно к Трудовому кодексу) предусматривает, что каждый человек, официально трудоустроенный, имеет право на ежегодный отпуск с сохранением оплаты.

Статья 114 ТК РФ. Ежегодные оплачиваемые отпуска

Работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.

Время для отдыха предоставляться должно каждый год, и порядок, в котором работники будут уходить в отпуск, определяется, согласно ст. 123 того же кодекса, графиком. Это официальный документ, утверждаемый руководством предприятия не позже, чем за 2 недели до того, как наступит очередной календарный год.

Оформляется он обычно по форме Т-7, утверждённой в 2004 году Госкомстатом, либо по аналогичной, разработанной на предприятии самостоятельно. Право самостоятельно разрабатывать такие документы дано работодателям с 2012 года согласно закону №402-ФЗ от 06.12.2011 г.

Однако, несмотря на обязательность, этот документ при необходимости может быть изменён в случаях, предусмотренных законом.

Когда можно поменять утвержденный план?

Основными причинами для того, чтобы изменить содержание утверждённого графика отпусков являются:

Перенос.

Ст. 124 предусматривает ряд ситуаций, когда работодатель обязан перенести по заявлению работника время отпуска (болезнь, исполнение государственных обязанностей в период отпуска и т. д.). Однако никто не запрещает руководству предприятия пойти навстречу работнику и по обоюдному согласию сторон перенести время отпуска и в других случаях. Отзыв.

Ст. 125 разрешает работодателю в случае острой необходимости вызвать работника, находящегося в отпуске, на рабочее место. Однако отзыв допускается только с согласия работника, и не может производиться для некоторых категорий:

1. не достигших к моменту отзыва 18 лет;
2. беременных;
3. занятых на работах с вредными условиями.

В случае отзыва та часть отпуска, которая не была использована, предоставляется позже в том же году, либо, по выбору работника, присоединяется уже к следующему отпуску. Изменения в личном составе работников.

В том случае, если изменился состав работников, то есть были приняты новые или уволены старые, в любом случае надо вносить изменения. Дело в том, что у новых работников уже через полгода появляется право на отпуск, а увольняющимся либо выплачивается компенсация, либо они уходят в отпуск с последующим увольнением (ст. 127).

В этом случае окажется, что указаны неверные данные – и в него, как и во все документы, где указаны личные данные работников, придётся вносить изменения. Отпуск не по графику.

Некоторые категории работников имеют право отдыхать тогда, когда удобно им, а не руководству – и работодатель не вправе им отказать. В частности, к ним относятся:

Если такой сотрудник пожелает уйти в отпуск не тогда, когда должен, а в другое время – отпуск обязательно должен быть предоставлен именно тогда, когда они захотят. Разделение отпуска.

Ст. 125 предусматривает право работника и работодателя заключить соглашение о том, что отпуск будет разделён на части, которые придутся на разное время. Условия и границы для переноса закон не определяет, лишь указывает, что хотя бы одна из образовавшихся после разделения частей отпуска должна составлять минимум 2 полных недели.

Это право не распространяется лишь на некоторых сотрудников, которые должны отдыхать полный срок. Категории, для которых не допускается замена, совпадают с теми, которые не могут быть вызваны из отпуска.

Статья 267 ТК РФ. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск работникам в возрасте до восемнадцати лет

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск работникам в возрасте до восемнадцати лет предоставляется продолжительностью 31 календарный день в удобное для них время.

Как вносить корректировки?

Порядок, в котором оформленный по Т-7 документ вносятся изменения, зависит от причины, по которой происходит корректирование документа. Рассмотрим каждую отдельно.

Обязателен ли приказ?

Прежде всего отметим: изменения вносятся только на основании приказа руководства. Дело в том, что, как уже было сказано, график является обязательным документов для обеих сторон, с его содержанием работники знакомятся под роспись.

Именно поэтому его корректировка возможна только по приказу работодателя – причём с обязательным указанием причины для такого изменения (обычно – заявления работника).

Правила оформления при переносе заслуженного отдыха

Как можно перенести отпуск? В том случае, если работник желает это сделать, изменения производятся следующим образом:

1. Работник подаёт заявление на имя руководителя предприятия.
2. Руководитель, ознакомившись с заявлением, ставит на нём визу «Согласен» или «Не согласен». В том случае, если работник не относится к категории тех, кто вправе сами выбирать время для отпуска, несогласия достаточно, и никаких изменений не происходит.
3. При согласии работодателя на перенос готовится приказ для изменения в графике. Приказ подписывается руководителем и доводится под роспись до самого сотрудника. Официальной формы для приказа нет.
4. Кадровая служба вносит изменения. Если используется форма Т-7, то заполняется восьмая графа (в неё записывается основание для изменения – в данном случае, приказ) и девятая (в ней указывается новое время отпуска). При необходимости в десятой графе указываются примечания.
5. Работник знакомится с изменённым документом. Это, согласно ч.3 ст. 123, нужно сделать не позднее, чем за две недели до начала отпуска.

Отзыв служащего

В том случае, если работодателю надо вызвать из отпуска уже отдыхающего сотрудника, алгоритм будет немного другим:

1. Руководитель отдела, в котором работает отзываемый, подаёт служебную записку руководителю о причинах, по которым необходимо вызвать отдыхающего на работу. Если же отделов, бригад или участков на предприятии нет, этот шаг может не использоваться.
2. Представители работодателя связываются с отдыхающим и получают предварительно его согласие или несогласие.
3. Составляется приказ об отзыве и подписывается руководителем.
4. Приказ доводится до сведения работника. Его согласие оформляется письменно с помощью записи на приказе (в формулировке «С отзывом согласен» или иной, однозначно толкуемой как согласие).
5. Вносятся изменения. Порядок заполнения – тот же, что и в предыдущем случае.
6. Измененный документ доводится до работников.

Прием новых сотрудников

В том случае, если на предприятии появились новые работники, порядок тоже может быть изменён. Однако при этом надо учитывать следующее:

• Работники должны быть приняты не менее чем за полгода до конца календарного года. Только тогда у них появляется право на ежегодный отдых. Исключением являются отдельные категории сотрудников, имеющие льготы (несовершеннолетние и т. д.).
• Если работники приняты в связи с расширением штата, изменения можно не вносить, а отпускать их в отпуск по их заявлению. Однако специалисты рекомендуют всё-таки готовить и утверждать дополнения.
• Если новые сотрудники приняты взамен уволившихся, график не дополняется, а переиздаётся.

Порядок изменения будет следующим:

1. Заинтересованное лицо (обычно руководитель кадровой службы) подаёт служебную записку руководителю предприятия.
2. Руководитель составляет в произвольной форме приказ на внесение дополнений в утверждённый ранее документ.
3. Делается дополнительный лист, в котором указаны новые сотрудники. Заполняются все графы установленной формы. При этом в графе 10 (если используется форма Т-7) в качестве примечания указывается дата приёма на работу нового человека.
4. Дополнения утверждаются руководством и доводятся до сведения работников.

Отдых вне расписания

В ряде случаев закон предоставляет сотрудникам самим выбирать время для отпуска. В этом случае в график тоже должны вноситься изменения. Делается это следующим образом:

1. Сотрудник из привилегированной категории подаёт заявление на имя руководства организации.
2. Руководитель издаёт приказ о внесении корректировок.
3. Кадровая служба вносит новые данные. Делается это так же, как и в случае с изменением времени: заполняются восьмая, девятая и, при необходимости, десятая графа.
4. Изменённый график доводится под роспись до сотрудника.

Частичное использование

В случае, если сотрудник желает использовать отпуск частично, изменения будут вноситься по следующему алгоритму:

1. Работник подаёт заявление руководителю, где указывает желаемую продолжительность отпуска и время, когда он хочет воспользоваться неотгулянной частью.
2. Руководитель визирует заявление, проставляя отметку о согласии или несогласии на изменение. Если согласие получено, переходим к следующему шагу, если же нет (по каким-то причинам предложение работника не устраивает его начальника) – проводятся переговоры, чтобы сотрудник выбрал другой вариант разделения и написал другое заявление.
3. Руководитель издаёт приказ об изменении.
4. Работники кадровой службы вносят коррективы, отражая в графе восьмой формы Т-7 скорректированный вариант времени и продолжительности отпуска, а в девятой указывая приказ как основание для изменений.
5. Изменённый документ доводится до сведения сотрудника под роспись.

Необходимые документы

Для того, чтобы провести изменения, требуются следующие документы:

• Заявление от работника. Оно составляется на имя руководителя в произвольной форме. Важно, чтобы в нём была правильно сформулирована воля сотрудника.
• Приказ руководителя. Он тоже не имеет установленной формы, но должен содержать личные данные работника и информацию о том, какие именно изменения должны быть внесены.

Как делается дополнение?

В том случае, если требуется не просто изменить, а сделать дополнение, действовать нужно по следующему алгоритму:

1. Издаётся приказ руководителя о внесении изменений. Без этого действовать работники кадрового отдела не имеют права.
2. Подготавливается новый лист графика. При этом используется либо форма Т-7, либо действующая на предприятии и утверждённая заранее форма.
3. Руководитель предприятия своей формой утверждает дополнительный документ.
4. Подготовленный новый график доводится до тех работников, которых он касается.

Видео по теме

Смотрим видео по теме «Составляем график отпусков»

Заключение

Как можно заметить, график отпусков – это документ, изменение которого требует изрядных усилий со стороны как руководства организации, так и специалистов по кадровой работе. Поэтому изменения должны вноситься лишь в тех случаях, когда без этого не обойтись.

Однако отказаться от изменений совсем и отправлять работников в отпуск лишь по приказу – тоже неправильно. Отсутствие графика или его несоответствие реальному порядку выхода в отпуск – это нарушение, которое может вызвать претензии со стороны контролирующих органов.

Процесс составления графика отпусков: правила оформления и внесения изменений

График отпусков составляется в каждой организации.

Этот документ является обязательным как для директора, так и для подчиненного.

Когда можно вносить в него изменения, да и можно ли вообще — на этот вопрос не сразу ответят даже некоторые предприниматели.

Но, дабы помочь простым сотрудникам и начальству разобраться в данном казалось бы на первый взгляд сложном документе, наши специалисты составили данную статью с необходимой информацией о графике отпусков.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — просто позвоните, это быстро и бесплатно !

В данной секции вы узнаете точное определение графика отпусков: правила оформления и внесение изменений в него. Итак, график отпусков — это расписание плановых каникул всех сотрудников, составленное с таким расчетом, чтобы не оказалось так, что офис пуст, потому что все уехали на дачи.

График отпусков составляется кадровой службой или руководящим лицом и утверждается генеральным директором компании раз в год , обычно до первого января следующего года.

Ведение его обязательно (Федеральный закон № 402-ФЗ )- несоблюдение этого правила может повлечь ответственность за нарушения законов о труде и штраф.

Этот документ является незыблемым для всех служащих компании. Чтобы оповестить сотрудника о приближающемся отпуске составляется лист ознакомления с графиком.

В особых случаях в него вносятся изменения, одновременно с выходом специального приказа руководства, который обязательно должен быть согласован с профсоюзом.

К таким случаям относятся ситуации:

• сотрудник переносит отпуск;
• внеплановые каникулы;
• отзыв кого-либо с отдыха;
• отпуск разбили на несколько частей;
• принятие новых кадров.

Перенести отпуск может сам работник (по согласованию с директором), или же инициатором переноса может стать босс. В последнем случае он должен письменно попросить сотрудника об этом, с указанием причин (понятно, что они должны быть более чем серьезными), почему его присутствие на производстве крайне важно именно в это время.

Как внести изменения в график отпусков?

В любом случае, что бы ни означало внесение изменений в график отпусков, это должно быть отражено на бумаге. Соответственно, в утвержденный график (форма Т-7) в любом случае должны вноситься изменения. Для этого заполняются специально предназначенные для этого графы, а именно — седьмая, восьмая и девятая.

Итак, первое действие, которое должно быть осуществлено в вопросе: «Как вносить изменения в график отпусков?» — составление приказа об этом самом изменении. Данный документ должен быть составлен и утверждён генеральным директором.

Приказ о внесении изменений в график отпусков составляется от первого лица в произвольной форме, но в любом случае содержит:

• название фирмы;
• данные и должность сотрудника, о котором идет речь;
• основание для внесения изменений.

Приказ обязательно должен быть представлен для ознакомления тому сотруднику, о котором в нем идет речь. Потом новшества отражают в:

• учетной карточке;
• табели дней;
• собственно графике отпусков.

На картинке вы можете увидеть образец приказа об изменении графика отпусков:

Перенос отпуска по инициативе работника

Давайте рассмотрим, конкретную ситуацию, при которой возникают вопросы: «Как внести изменения в график отпусков при переносе отпуска?», «Как перенести отпуск в графике отпусков?».

В этом случае сотрудник сперва подает заявление руководителю с просьбой перенести отдых, также указывается причина такого пожелания. Далее босс издает соответствующий приказ о переносе отпуска в графике отпусков.

Например. «ООО «Триада». Я, Иванов Петр Борисович, не возражаю против перенесения отпуска Сидорова А.А. с 20 июля 2016 года на 20 сентября 2016 года на основании его заявления от 1 июля 2016 года. Далее ставится подпись и дата, также печать организации.

Тогда же вносится изменение в график.

Отзыв сотрудника из отпуска

Похожим образом отображается и вариант отзыва сотрудника из отпуска. Правда, следует оговориться:

• это возможно только по согласию самого отзываемого сотрудника. Причем неважно. что случилось — пришла ли проверка или разом заболели все остальные кадры из нужного отдела (Постановление Пленума Верховного Суда РФ № 2 от 17 марта 2004 года);
• категорически не допускается отзывать беременных, несовершеннолетних и трудящихся на вредном производстве.

На картинке представлен образец изменения проделанного в случае досрочного отзыва сотрудника из отпуска:

Какой перечень документов необходим для переноса отпуска, читайте здесь.

Досрочный выход сотрудника из отпуска

Как делается дополнение к графику отпусков в случае досрочного выхода из отпуска одного из сотрудников? Сперва составляется докладная записка на имя первого лица компании с указанием причины.

Например: генеральному директору ООО «Триада» Иванову П.Б. В связи с налоговой проверкой и необходимостью осмотра помещений склада прошу вызвать заведующую складом Степанову из оплачиваемого отпуска. Главный бухгалтер Петрова».

Должна стоять дата и подпись. Документ должен быть должным образом зарегистрирован в этот же день в журнале регистрации докладных записок. Далее ген.директор на докладной записке ставит резолюцию — уполномочивает соответствующего служащего подготовить проект приказа к отзыву упомянутой Степановой из отпуска.

Понятное дело, что не факт, что письменное уведомление можно вручить. Человек может находиться на заграничном курорте.

Потому достаточно в этом случае обойтись его устным согласием по телефону.

Итак, до зав.складом, которая в этот момент находилась на даче, удалось дозвониться и она согласилась выйти на работу.

Следующим этапом босс издает приказ по личному составу.

В нем обязательно должны содержаться требования, помимо отзыва названной служащей, перерасчитать суммы, положенные для отпуска — это к главному бухгалтеру, а также предоставить Степановой в тот или иной период «догулять» ее неиспользованный кусок отпуска. Или присоединить его к плановому отдыху на следующий год — это к руководителю кадровой службы.

Под приказом ставятся подписи и печать организации. Документ должен быть зарегистрирован в особом журнале, предназначенном для приказов , касающихся организации отпусков.

В табель учета рабочего времени (форма Т-12 или Т-13)вносятся соответствующие изменения, равно как и в личную карточку работника (фактическое число отгулянных дней и фактические даты начала и окончания отдыха).

После этого вносятся изменения в график отпусков — то есть отображаются фактические даты, когда ушел, когда прибыл. В графе для примечаний указывается причина несоответствия с планируемыми.

Для перерасчёта отпускных, в случае ошибок в отпускных документах кадровой службы вас понадобится выписка из графика, как её оформить читайте далее.

Прием новых сотрудников

Как внести изменения в график отпусков при приеме нового сотрудника? Для этого используется приложение к уже существующему расписанию. Руководитель издает приказ, в котором содержится фраза о принятии указанных людей на работу, а также о внесении их в график отпусков на, к примеру, 2016 год, согласно приложению.

Для составления приложения берется бланк старого графика, в «шапке» меняется название на, соответственно, слово «приложение…», указывается год. Далее форма заполняется согласно правилам.

Сотрудник ушел в отпуск не по графику

По соглашению с начальником любой кадр может это сделать (ст. 123, 124 ТК РФ).

Процедура, собственно, та же — сперва гражданин пишет на имя генерального директора соответствующее заявление.

Он же в ответ ставит резолюцию «не возражаю» и издает приказ.

На главного бухгалтера возлагается обязанность отразить событие в графике.

Для этого он заполняет графы 7, 8 и 9.

Так в седьмой и девятой ставится новая дата, в восьмой — дата, когда был издан распорядительный документ.

Будьте предельно внимательны. когда вносите изменения в график отпусков, ведь многие заблуждаются считая график отпусков неважным и необязательным документом.

Разделение отпуска на части по инициативе работника

Отдых может быть разбит на части — опять же при согласии главы фирмы (ст. 125 ТК). «Перекрою» подлежит только та часть, которая больше двух недель (Конвенция МОТ «О ежегодных оплачиваемых отпусках»).

В этом случае гражданин пишет заявление на имя главы компании, он в свою очередь ставит резолюцию, что не возражает. После этого ставятся изменения в график (заполняются 8 и 9 графы).

Иными словами, что бы ни случилось — пополнение ли коллектива, или же требуется присутствие кого-то, кто улетел отдыхать — это должно быть соответствующим образом оформлено и отражено в графике.

Статья написана по материалам сайтов: buhguru.com, rusjurist.ru, nalog-nalog.ru, naim.guru, moyafirma.com.

»